1、標題
通知函的標題壹般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
2、正文
(1)開頭。
寫行文的緣由、背景和依據。
開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
(2)主體
寫需要商洽、詢問、答復、聯系、請求批準或答復審批及告知的事項。
(3)結語。
不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方復函的，則用“盼復”、“望函復”、“請即復函”等語。請批函多以“請批準”、“請大力協助為盼”、“望能同意”等習慣用語收束。復函的結語常用“特此復函”、“特此回復”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。
3、落款，寫上通知人或單位名稱，和通知時間。
4、通知函書寫註意事項有
註意批請函與請示的區別，向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復請求審批事項，用審批函。
開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話、套話和發空泛的議論。
壹文壹函，簡潔明了。
語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定。