1範圍
本標準規定了歸檔應作為文件檔案保存的文件的原則和方法。
本標準適用於各級機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他類別的文件可以參照執行。企業、單位有其他特殊規定的，從其規定。
2規範性參考文件
以下文件對於本文件的應用至關重要。對於註明日期的參考文件，只有註明日期的版本適用於本文件。對於未註明日期的參考文件，其最新版本(包括所有修訂版)適用於本文件。
GB/T18894電子文件歸檔與管理規範
DA/T1-2000檔案工作基本術語
DA/T13-1994制定文件編號的規則
DA/T25-2000文件安裝技術規範
DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規範
3術語和定義
下列術語和定義適用於本標準。
3.1
檔案文件
歸檔單位在職能活動中形成的應當作為文件材料保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。
3.2
安排排列
組裝、分類、整理、編號、編目等(紙質歸檔文件還包括切邊、裝訂、編頁、裝箱、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等過程。)使它們有序。
3.3
項目
歸檔文件的組織。
3.4
檔案編號檔案代碼
在整理歸檔文件的過程中，為反映歸檔文件的類別和排列順序而賦予檔案文件的壹組字符代碼。
4分類原則
4.1歸檔應遵循文件形成規律，保持文件之間的有機聯系。
4.2歸檔應區分不同的價值，便於保管和利用。
4.3歸檔應符合壹體化文件管理的要求，便於計算機管理或計算機輔助管理。
4.4歸檔應確保紙質文件和電子文件的協調統壹。
5壹般要求
5.1組件(零件的組織)
5.1.1件的組成
壹般每個文件都是壹個文件。正文和附件是壹體的；文件的原始版本和最終版本(包括法律法規等重要文件的歷次修訂)為壹；轉發的文件和被轉發的文件是壹體的；正本和副本是壹體的；原文和譯文是壹體的；中文文本和外文文本是壹體的；報告、名冊、圖集等卷(冊)為壹冊(附文件時除外)；第壹期簡報、周報等資料為壹件；會議記錄和紀要壹般是每次會議壹份，每年壹份，各壹份；壹、通信與答復(請示與答復、報告與指示、信函與答復等。)壹般都是獨立的，也可以是壹個。有發文辦理單或發文用紙的，發文辦理單或發文用紙與相關文件為壹體。
5.1.2件內文件分類
歸檔文件排序時，正文在前，附件在後；原著在前面，定稿在後面；轉發的文字在前，轉發的文字在後；原件在前面，復印件在後面；對於不同語言的文本，如果沒有特殊規定，則中文文本在前，少數民族文本在後；中文文本在前，外文文本在後；當通信和回復被視為壹體時，回復在前，通信在後。如果有公文處理單或稿紙，公文處理單在前面，回執在後面；原稿在前面，稿紙和定稿在後面。
5.2分類
5.2.1歸檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同壹全案應保持分類方案的壹致性和穩定性。
5.2.2歸檔文件壹般按年份-組織(問題)-保管期限、年份-保管期限-組織(問題)等方法分為三個層次。
a)按年份分類
將文件按年度分類。壹般來說，以文件簽發日期為準。計劃、總結、預算、統計報告、表彰先進文件、規範性文件等涉及不同年份的文件，以文件印發日期為準確定年份。跨年度形成的會議文件歸類為結案年度。跨年度處理的文件歸類為完成年度。無法核實形成年份時，以該年份為立案年份，並在附註中說明。
b)按機構分類(問題)
根據文檔的形成或組織(問題)對文檔進行分類。機構分類和問題分類要麽適用，要麽不同時采用。采用機構分類的，歸檔文件按文件形成或承辦機構分類，多個部門形成的歸檔文件按文件主辦部門分類。采用問題分類的，歸檔文件應當根據文件內容反映的問題進行分類。
c)按儲存期分類
根據指定的保存期限對文件進行分類。
5.2.3規模較小或公文處理程序不適合按機構(問題)分類的歸檔單位，可采用年-保管期限等方法進行兩級分類。
5.3安排
5.3.1歸檔文件應按時間和原因排列在分類方案的最低類別。
5.3.2同壹原因的文件應按其形成的先後順序排列。
5.3.3會議文件、統計報表等成套文件可集中整理。
5.4編號
5.4.1歸檔文件應按分類方案和排列順序進行編號。檔案編號的建立應遵循唯壹性、合理性、穩定性、擴展性和簡潔性原則。
5.4.2檔案編號的結構應為:全宗號-檔案類別代碼年份-保管期限-機構(問題)代碼-部位號。
上下位代碼用“-”連接，同級代碼用“”分隔。如“z 109-ws . 2011-y-bgs-0001”。
5.4.3文件編號應按下列要求編制:
a)全宗號:檔案館為歸檔單位編制的代號，用4位數字或字母數字組合標註，按DA/T13-1994編制。
b)文件類別代碼年份:備案文件的文件類別代碼由“文件”的2位漢語拼音首字母“WS”標識。年份是文件形成的年份，年份用4位阿拉伯數字標註，如“2013”。
c)儲存期:儲存期分為永久、定期30年和定期10年，分別標有代碼“Y”、“D30”和“D10”。
d)機構(問題)代碼:機構(問題)代碼由3位拼音字母或阿拉伯數字標識，如機構代碼“BGS”。歸檔文件未按機構(問題)分類的，應省略機構(問題)代碼。
e)零件號:零件號是分類方案最低類別中單個檔案文件的序號，由4位數字標識。不足4位的，補0，如“0026”。
5.4.4歸檔文件應在首頁上方空白處加蓋歸檔章，並填寫相關內容。電子文件可以以系統生成的歸檔章的形式或條形碼等其他形式標註在歸檔文件上。
5.4.5歸檔章以案卷號的組成部分，即全案號、年份、保管期限、件號、頁碼為必錄項，可選擇機構(問題)(見附錄A，圖A1)。歸檔章中的編號、年份、保管期限、零件號、機構(問題)按5.4.3編制，頁數用阿拉伯數字標識(見附錄A，圖A2)。為便於記憶，歸檔印章的保管期限也可標有“永久”、“30年”、“10年”的簡稱，機構(問題)也可標有“辦公室”的規範簡稱(見附錄A，圖A3)。
5.5編目
5.5.1歸檔文件應按文件編號順序排列。編目應該準確、詳細並易於檢索。
5.5.2歸檔文件應逐壹編目。當通信和答復被視為壹體時，答復的編目應反映通信的內容。在歸檔文件目錄中設置序號、檔案號、文件號、責任人、標題、日期、密級、頁數、備註等項目。
a)序號:填寫申請文件的序號。
b)文件編號:文件編號按5.4.2-5.4.3編制。
c)文件編號:文件編號。沒有符號，沒有標誌。
d)負責人:簽發文件的組織或個人，即文件的簽發機關或簽署人。
e)標題:文件的標題。如果沒有標題，標題不規範，或者標題不能反映文件的主要內容，不方便查找，標題的全部或部分應自擬，自擬內容用方括號括起來。
f)日期:文件的形成時間，用國際標準日期符號表示，如19990909。
g)分類:文件的分類應按文件的實際標識填寫。如果沒有分類，就不需要鑒定。
h)頁數:每個檔案中的總頁數。文檔中有圖文的頁面為壹頁。
I)備註:註釋文檔中需要解釋的信息。
5.5.3歸檔文件目錄建議由系統生成或用電子表格編制。目錄采用A4幅面，頁面應水平設置(見附錄B，圖B1)。
5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的檔案文件目錄應編制封面(見附錄B，圖B2)。
封面集全宗號、全宗名稱、年份、保管期限、機構(問題)，其中全宗名稱為歸檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可以根據保管期限按年裝訂成冊。
6.紙質歸檔文件的整理、裝訂、頁面編輯、裝箱、擱置。
6.1整理
6.1.1歸檔文件裝訂前，不合格文件應進行修整。
6.1.2歸檔文件損壞的，按DA/T25-2000進行修復；如果字跡模糊或者容易退化，就要臨摹。
6.1.3歸檔文件應按保存期的要求，從易生銹氧化的金屬或塑料裝訂物品中取出。
6.1.4對於幅面過大的文檔，在不影響其日後使用效果的前提下進行折疊。
6.2裝訂
6.2.1歸檔文件壹般按件裝訂。歸檔文件的裝訂應牢固、安全、簡便，做到不傷頁、不倒頁、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔文件的保護和管理。綁定應該盡量減少對歸檔本身的影響。如果原綁定方式符合要求，則應保持不變。
6.2.2根據歸檔文件的保存期確定裝訂方式，裝訂材料應符合保存期要求。為了便於管理，同壹術語的歸檔文件的裝訂方法應盡可能壹致，不同術語的裝訂方法應相對統壹。
6.2.3用於裝訂的材料不得含有或產生可能損壞歸檔文件的物質。請勿使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾、塑封等裝訂材料進行裝訂。
6.2.4永久保存的歸檔文件應線裝裝訂。如果頁數少，用直角裝訂(見附錄C，圖C1和圖C2)或縫紉機邊裝訂；如果文件較厚，請使用“三孔壹線”裝訂。永久保存的檔案文件應采用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂，裝訂材料應滿足檔案文件長期保存的需要。
6.2.5永久保存的存檔文件不得用不銹鋼夾子或信封裝訂。
6.2.6定期保管並需向綜合檔案館移交的歸檔文件，應按6.2.4-6.2.5進行裝訂。定期保管且不需移交綜合檔案室的歸檔文件，可按照6.2.4裝訂，或用不銹鋼夾或信封裝訂。
6.3頁面制作
6.3.1壹般紙質歸檔文件的頁碼應以件為單位編制。
6.3.2頁碼應逐頁編制，並分別標註在文件正面右上角或背面左上角的空白處。
6.3.3文件和資料已打印成冊，並有頁碼；如果要編制的頁碼與文檔的原頁碼相同，則原頁碼可以保持不變。6.4拳擊
將歸檔文件按順序放入檔案盒，並填寫檔案盒書脊和參考表的項目。不同年份、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能放入同壹檔案盒。
文件盒
6.4.1.1檔案盒的封面應標明所有案件的名稱。文件盒整體尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可設置為20mm、30mm、40mm、50mm等。根據需要(見附錄D，圖D1)。
6.4.1.2檔案箱應提供全族編號、年份、保管期限、起止部位號、箱號等必要項目。根據不同的安置方法，可以提供機構(問題)等選項(見附錄D，圖D2和D3)。
其中，起始和結束零件號填寫在框中第壹個文件和最後壹個文件的零件號中，起始零件號填寫在上框中，終止零件號填寫在下框中；箱號是檔案箱的順序號，根據入庫要求編制在檔案箱的脊或底邊上。
6.4.1.3文件盒應由無酸紙制成。
6.4.2制備形式
參考表放在箱內文件之後，項目包括箱內文件的說明、校對人、校對日期、校對人和檢查日期(見附錄E)。
a)箱內文件描述:填寫箱內文件的缺陷、修改、補充、刪除和銷毀信息。
b)組織者:負責組織歸檔文件的人員簽名或蓋章。
c)結束日期:歸檔文件的結束日期。
d)審核人:負責審核歸檔文件質量的人員簽名或蓋章。
e)檢查日期:歸檔文件檢查完成的日期。
6.5彎曲框架
6.5.1歸檔文件整理裝箱後，排架方式應與本單位歸檔文件分類方案壹致，排架方式應避免頻繁倒架。
6.5.2如果歸檔文件按年份-組織(問題)-保管期限分類，那麽每年形成的文件在庫房排架時，將按組織(問題)的順序依次上架，便於實體管理。
6.5.3如果歸檔文件按年份-保管期限-組織機構(問題)分類，則每年形成的文件在倉庫排架時將按保管期限依次上架，以便於文件的轉庫。
7電子文件的歸檔要求
7.1歸檔電子文件的組成部分(文件的組織)、分類、排列、編號和編目應符合本規則“5壹般要求”的規定。
7.2歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求參照《數字檔案館建設指南》(2014)、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執行。
7.3歸檔電子文件應使用符合《數字檔案館建設指南》(2014)和GB/T18894等標準的應用系統進行整理。