文件管理機器人不僅可以隨時隨地收集文件，還可以在收集後生成雙層PDF文件進行全文檢索，並按照預設路徑存儲在預存檔庫中。後續的檔案管理員只需要登錄檔案管理系統，就可以看到各部門人員上傳的文件並快速審核歸檔。
匯博通的檔案管理機器人采用分布式文檔傳遞門戶，可以解決傳統文檔傳遞和歸檔效率低、周期長、容易出錯的問題。基於分布式文檔交接門戶的設計，博通的交接過程非常方便。用戶只需通過瀏覽器登錄博通文件管理系統，輸入自己的賬號和密碼，即可在許可的權限範圍內進行文件交接和歸檔工作。具體來說，移交流程非常簡單，移交後點擊提交申請即可移交文件。申請表經相關人員在線審核後，整個交接動作完成。
在匯博通的存檔管理機器人中，存檔可以分為兩種。壹種是手動歸檔，即利用歸檔編輯功能，可以將待歸檔的文件手動歸檔到案卷下或者移動到數據庫中。另壹種是自動立卷，即按照設定的文件編號編制規則，將同壹類型、保管期限、年份的文件自動組卷。這兩種方法都很容易存檔。
檔案管理行業的朋友都很關心“三合壹”制度。“三合壹”制度頒布後，各地各部門結合實際，緊扣科學制定文件分類方案、確定文件材料歸檔範圍、準確劃分文件保管期限、編制政府文件材料歸檔範圍和文件保管期限表四項主要工作，進壹步規範了文件分類，統壹了文件分類方法，理順了文件整理要求，不斷提高了文件資源管理的科學化、規範化、標準化水平。
匯博通的檔案管理機器人秉承了“三位壹體”體系的要求，將國家和行業的標準和規範融入到軟件中，讓用戶可以非常簡單地使用匯博通進行標準化的檔案管理。
匯博通文件管理機器人的合規性包括標準化的文件結構管理，即用戶在創建新的分類時，可以獲得根據上級單位要求制定的分類模板，並繼承該分類下管理的文件描述屬性和文件形式。新建後，可根據上級單位規定的檔案管理規則，規範檔案的全生命周期管理。
此外，匯博通的文件管理機器人還提供了靈活的文件分類框架，自主設置文件的保存期限等功能，輔助用戶進行規範化的文件管理，完全符合“三位壹體”體系的要求。
檔案是指過去和現在的國家機構、社會團體和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。基於其真實性和可靠性，檔案本身有能力幫助企業在法律糾紛中維護自身權益。
匯博通的檔案管理機器人具有檔案全生命周期管理功能，可以全方位掌控企業內部檔案，必要時為企業提供法律支持。此外，文件管理機器人還設置了防止文件丟失和泄露的措施，如SSL網絡加密傳輸、數字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等。
以防擴散水印為例，博通提供了多種水印功能，如通用水印、類型水印、進程跟隨水印等，為不同業務場景下的文件管理提供了安全性。比如我們業務部門在使用企業許可證時，會在企業許可證上加水印，防止企業許可證被惡意使用，造成經營危機和經濟損失。
會不會博通這個文件管理機器人——所想即所得，滿足文件管理工作者最痛苦的文件管理需求。致力於讓文檔為組織創造價值，匯博通多年來壹直深耕於文件管理系統的智能化應用。只要您願意，Broadcom將幫助您實現文件管理目標。