根據來客的情況和本單位的情況，接待可以采取三種不同的規格：如果是上級領導派壹般工作人員前來口授意見或兄弟單位領導派人商談要事，或下級因重要事宜來訪，應盡量采取高規格接待，陪同人員的職務比客人高；遇到上級領導來本地了解情況、老幹部或上級領導路過本地，或是外地學習參觀團前來等，往往只要安排好食宿或調查研究的對象就行，本地領導出面陪坐壹次就行了，陪同任務主要由有關工作人員去完成；實際當中，最普遍的還是對等對待，也就是陪同人員和客人職務、級別基本壹樣。
客人要離開時，要提前預訂好返程車、船、機票。在客人事務結束後離開時，可根椐情況安排壹個小型送別會。安排好送客車輛，如有必要還應安排單位領導為客人送行。 對來訪者，接待人員要起身握手相迎，對上級、長者、客戶來訪，應起身上前迎候。對於同事、員工、除第壹次見面外，可以不起身。
如果來訪者是預先約定好的重要客人，則應根據來訪者的地位、身份等確定相應的接待規格和程序。在辦公室接待壹般的來訪者，談話時應註意少說多聽，最好不要隔著辦公桌和來人說話。對來訪者反映的問題，要作簡短的記錄。
如果自己有事暫不能接待來訪者，應安排秘書或其他人員接待客人，切不可冷落了來訪者。
應盡量讓來訪者把話說完，認真傾聽他的敘述。對來訪者的意見和觀點不要輕率表態，應思考後再作答復。對壹時不能作答的，要約定壹個時間再聯系。
正在接待來訪者時，有電話打來或有新的來訪者，應盡量讓秘書或別人接待，以避免接待被中斷。如果要結束接待，可以婉言提出借口，比如“實在對不起，我還要參加壹個會。這次就先談到這兒吧”等，也可用起身的身體語言告訴對方就此結束談話。 首先要清楚客人的身份、人數、來意和大致停留時間，還要清楚到達時間及所乘交通工具的情況，安排有關人員和車輛前往接站，並安排食宿。
來賓下車後，接站人員要熱情迎上前，並致簡短的歡迎詞，然後請客人上車。客人住下後，要和客人根據其具體來訪意圖商議安排好活動日程。同時，還要根據單位領導的意見通知有關領導人來賓館或飯店看望客人。接待人員要事先安排好會見場所和陪同人員，並向該領導人介紹客人的情況。在客人訪問期間，可以適當安排遊覽當地風景點的活動。 接待外賓，要事先了解清楚客人的身份（包括職務、年齡、抵達時間、所在國的宗教信仰等），然後派出和外賓身份相當的人員前往指定地點迎接。
見面後，翻譯要先向對方介紹我方主要人員的姓名、職務。然後與對方行握手禮。握手時主人應先向客人伸手，輕握對方的手，雙目註視對方，面帶微笑。
和外賓會見，應該至少提前半天預約，不要“給對方壹個驚喜”。約見時間定好後，盡量不要改變。如有特殊情況而無法參加，可以在征得外賓同意的前提下，由身份較低的人出面會談。
會見時，外賓居右，我方人員居左。第壹主賓在我方主談人員右側第壹個位置，第二主賓在第壹主賓的右側，其他陪同人員就可隨便就坐。翻譯人員壹般安排在我方主談人的右側，也可在其後面。
會談時如果要用長桌，以門口方向為準，面朝門的壹面為上方，背門的壹方是下方。讓外賓坐在上方。我方主談人和主賓分別坐在自己壹方的中間。
談話時要註意態度和藹、自然大方。說話聲音要適中，不要用過多的手勢。要註意傾聽對方發言，不要左顧右盼，或隨時打斷對方談話。不能在會談過程中打哈欠、看表等。談話內容應事先準備充分，確定好談話範圍，不要隨便答復自己不知道的事情，或者自己沒把握、未經領導批準的問題。註意不要談論對方年齡、收入等私事。對於對方沒聽明白的問題，應通過翻譯解釋清楚。
要根據外賓不同的生活習慣，妥善安排好食宿事宜，並根據他們的活動日程，具體組織承辦或者安排到有關單位會談、參觀、訪問等。在外賓參觀訪問某單位時，該單位應照常繼續工作。
送客時，可以在送別會上向外賓贈送壹些適合他們風俗習慣的禮物，禮物的選用不要太貴重。然後，派身份和外賓相當的人員前往送行地點。當外賓乘坐的交通工具開動時，送行人員要揮手致意。在機場，壹般要等飛機離地起飛後才能離開。如果有外國工作人員同時送行，離開時要和對方告別，並讓他們車輛先行。 陪客人走路，壹般要請客人走在自己右邊。主陪人員要和客人並排走，不能落在後面；其他陪同人員就應走在客人和主陪人員身後。在走廊裏，應走在客人左前方幾步。轉彎、上樓梯時，要回頭以手示意，有禮貌地說聲“這邊請”。乘電梯時，如果有司機，要請客人先進；沒有司機，應自己先進，然後讓客人進。到達時要讓客人先出。到達接待室或領導辦公室時，要對客人說“這裏就是”或“這裏是×××辦公室”。如果是領導辦公室，要先敲門，得到允許時再進。門如果是向外開的，應該請客人先進去；向裏開的，自己先進去，按住門，再請客人進。
上車時要請客人先上，打開車門，並用手示意，等客人坐穩後再上。壹般應請客人坐在後排座的右側，自己坐在左側。如果客人有領導陪同，就請領導人坐在客人左側，自己坐在前排司機的旁邊。如果客人或領導已經坐好，就不必再要求按這個順序調換。在客人進座後，不要從同壹車門隨後而入，而應該關好門後從另壹側車門進座。下車時，自己先下，為領導或客人打開車門，請他們下車。
當客人和領導見面時要進行介紹。介紹時壹般先把年紀較輕、身份較低的人介紹給年紀較大、身份較高的，把男士介紹給女士。內容包括被介紹人的姓名、所在單位和職務。 乘坐車輛，特別是轎車，座次的安排很有講究。為轎車具體進行排座時，必須註意不同數量座位的轎車，排位方法各不相同。同壹種轎車上，駕車者的身份不同，排座也不壹樣。位在轎車前排的副駕駛座，在由專職司機駕車時，壹般被稱為“隨員座”，它是屬於陪同、秘書、翻譯或是警衛人員的專座。參加社會性質的活動時，讓婦女或兒童坐在那個位置，就不合適了。
1）雙排五座轎車
這種轎車在國內最為普遍。當主人親自駕車時，其座次從高到低依次是：副駕駛座、後排右座、後排左座、後排中座。當是專職司機駕車時，座次由高到低是：後排右座、後排左座、後排中座、副駕駛座。
2）三排七座轎車
當主人駕駛時：副駕駛座、後排右座、後排左座、後排中座、中排右座、中排左座。當專職司機駕駛駕駛時：後排右座、後排左座、後排中座、中排右座、中排左座、副駕駛座。
3）三排九座轎車
當主人駕駛時：前排右座、前排中座、中排右座、中排中座、中排左座、後排右座、後排中座、後排左座。有專職司機時，依次為：中排右座、中排中座、中排左座、後排右座、後排中座、後排左座、前排右座、前排中座。
4）多排座轎車
我們所講的多排座轎車是特指四排或四排座以上的轎車，不管是誰駕車，座次都是由前而後，自右而左，依距離前門遠近排定。
5）吉普車的座次。吉普車幾乎都是四座車，不管由誰駕駛，吉普車上座次由尊至卑依次是：副駕駛座，後排右座，後排左座。
6）乘坐轎車時，應請尊長、女士、來賓上座，這是給予對方的壹種禮遇。但也不要忘了要尊重客人本人的意願和選擇。上下轎車時，可以請尊長、女士、來賓先上車，後下車。
7）在火車上，則是朝前方、靠窗的位置是最上席。如果是三人座，最外的座位是次上席，中間的是末席。如果是二人座，當然是裏上外下了。不過，三人座時，如果尊者是壹對夫婦，而妳們仨又是三人座時，就不必非得是裏上外次中下的順序，硬要在中間作“燈泡”。