在長期的運行中，機構或企業會產生大量的文件，有些價值很大，有些意義不大，但無壹例外都在消耗我們的空間、時間和精力。檔案的歸檔是壹定時期後必不可少的工作。以下是如何為大家整理檔案，僅供參考，希望對大家有所幫助。
如何組織文件1壹、文件組織的基本要求:
遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；易於保存和使用。
二、檔案的範圍是:
本機關工作活動中形成的具有檢索和保存價值的所有文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、書籍、照片、錄音、錄像、電腦光盤、實物和本機關編印的出版物等。，搬運後必須分類保存。
整理檔案有兩種方式:壹種是以檔案為單位進行整理。二是按“件”組織。以“案卷”為單位就是立卷，即在形成和加工過程中把文件材料按關系組合成案卷。所謂案卷，就是壹組緊密相關的文件的組合。歸檔是壹個分類、組合、編目的過程。分類是指根據歸檔單位的文件分類方案對文件材料進行實體分類；將需要分類的文件材料進行組合，並以壹定的形式組合起來；編目就是對組合在壹起的文獻資料進行系統的整理和編目。由“文件”組織的文件的基本存儲單元是文件。有兩種文件卷:軟卷和硬卷。硬卷的型號有1.2、1.5、2.0cm三種規格，軟卷裝訂的文件必須按文件順序裝入文件盒，文件材料按文件排列應符合《文件檔案學文件格式》(GB/T9105-88)的規定。以“件”為單位是按照文件材料形成和加工的基本單位來組織的。壹般來說，壹份文件，壹幅圖畫或照片，壹盤錄音帶或錄像帶，壹個手表簿或證書，壹面旗幟和壹個獎杯都是壹個。文件材料的原稿和定稿應視為壹份，正文和文件處理單應視為壹份(處理單包括:收文處理單、提案處理單、待發文件的頭文件和領導批示的簽批條等。)，轉發件和被轉發件視為壹件，正文和附件視為壹件，正本和副本視為壹件，報告、名冊、圖集、出版物各卷視為壹件，函件和復函等有關文件可視為壹件。由“文件”組織的文件的基本存儲單元是文件。以“件”為單位組織的文件最終應放入文件盒。
縣級以上黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需要歸檔的文件、檔案按“件”進行整理，企事業單位中與黨群工作、行政管理、業務管理、生產技術管理有關的歸檔文件、資料按“件”進行整理。整理的依據是國家檔案局2006年6月發布的8號令和2000年2月發布的《歸檔文件》。
各單位的專業業務檔案應根據上級業務部門或縣檔案局的有關要求按“卷”進行整理。大部分短期保管(現10年)的文件、檔案，鄉鎮財政所、中心學校等二級機構的文件、業務檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案應按“件”進行整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局頒發的《電子文件歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規範》(GB/T18894-2002)執行。照片檔案的整理應按照國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理標準》(GB/T 11821-2002)執行。
科技檔案應按卷整理，整理要求應符合國家質量技術監督局頒布的《科技檔案組成的壹般要求》(GB/T11822-2000)。其中，科研檔案也可按國家檔案局頒發的《科學技術研究項目檔案管理標準》DA/T2-92執行。基本建設項目檔案按照國家檔案局、國家計委1988發布的《基本建設項目檔案管理暫行規定》執行。
會計檔案按“盒(卷)”進行整理，整理依據是財政部、國家檔案局頒發的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)。
按“檔案”整理檔案的步驟是:檔案分類、確定保管期限、裝訂、整理、編號、歸檔蓋章、編制歸檔文件目錄、打包、填寫參考表、填寫檔案盒封面、編制歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄、歸檔排架。
按“卷”整理文件的步驟是:文件分類、確定保管期限、排列、編頁碼、編制卷內文件目錄、案卷裝訂、填寫準備表格、填寫案卷封面、編制歸檔說明、編制案卷目錄、編制全引證目錄、案卷排架。
三、檔案的分類原則:
以各單位所有檔案為對象，根據其基本功能，結合檔案的內容、形成特點和載體形式，維護檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、保管、檢索、編目的標準化和規範化，便於檔案的科學管理和開發利用。
如何整理檔案第二章實物檔案是指以物質實體為基礎，能夠反映單位職能活動和真實歷史面貌的具有保存價值的特定實物，是單位檔案的重要組成部分。各單位應對實物檔案進行分類、整理、標識、編目、裝箱(入櫃、上架、陳列)，納入綜合檔案室集中管理。由於實物檔案的分散性和多樣性，很難對其進行整理和分類。保存和開發的任務繁重，使得實物檔案的排列與其他種類的檔案排列脫節。因此，加強實物檔案的整理，鞏固和擴大檔案集中管理的成果是壹項緊迫的任務。
壹、實物檔案的分類
分類是實物歸檔的重要環節。根據實物的屬性、內容、形式特征、材料、獲取時間、保存價值等將實物分類分級。不僅有利於整理、標識、編目、組織房間存放和排架管理，而且便於系統提供和利用。根據實物檔案管理的基本規律和要求，可以采用問題、年份、保管期限等實物檔案分類方法，實現實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是根據對象的屬性、內容和形式特征對其進行分類。使用問題分類可以避免和減少相似對象的分散性，便於按主題查找和利用。實物檔案的分類壹般分為獎品、贈品、產品四類。每類主要內容如下:獎品主要包括以本單位或其內設機構名義在各類競賽、比賽、檢查、考核中獲得的證書、錦旗、獎牌、獎章、獎杯、榮譽證書等實物；信用類主要包括單位的證件(法人證書、組織機構代碼、營業執照、國有土地使用證、房屋所有權證等。)、印章、證書等因單位變更、撤銷、合並而失效的實物；禮品主要包括上級領導和社會知名人士的題詞、題畫，本單位開展的活動中的紀念物品，本單位對外交流用戶收到的禮品等。產品主要包括單位在行使職能和開展活動時形成、制作或儲存的模型樣品、家用試用產品、終端產品及其他實物，如微型標簽(印章)、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的整理
排列是指按照壹定的原則和方法定位物體順序的過程。通過整理，進壹步加強了實物檔案的系統性，便於檢索和利用。
對象的排列壹般遵循“載體原則”，即同壹載體的對象要排列在壹起。“載體原理”有利於目錄檢索和物理訪問，同壹載體的物理存儲盒、櫃可以節省空間；同壹載體的實物上架陳列，看起來整潔美觀。實物的排列，遵循載體原則，壹般是按照制作和分發實物的時間有系統地排列。同壹類別內，同壹載體的對象按發行時間排列，不同載體的對象可按發行時間排列，也可按載體形式排列。比如，獎品可以按照證書、錦旗、獎牌、榮譽證書、獎章、獎杯等載體形式排列，信件可以按照印章、證書、卡片等載體形式排列，禮品可以按照題字、繪畫、禮品等載體形式排列。
第三，物理文件標註
標註是指將實物在整個氏族中的位置標記出來，以標簽的形式粘貼在實物上。標註是物理編目的起點和基礎，其目的是反映分類整理等系統工作的結果。通過標註，可以確定實物在整個宗族中的位置，為後續的編目工作和今後檢索利用中的實體訪問提供條件。
如何編譯標簽？標註是指以表格的形式在紙上記錄和反映歸檔對象在整個宗族中的位置。表中項目主要包括名稱、發放單位、采集時間、檔案號、采集單位、載體等。這是根據物理文件管理的基本需求設置的。
四。物理文件的編目
編目是指編制物理文件的目錄。編制實物檔案目錄，可以為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編纂提供基礎條件。
實物的編目是以“件”為單位進行的，每個實物只體現為實物目錄中的壹個條目。根據分類、整理、標註的結果，對實物逐壹進行編目，系統、全面地揭示實物的全貌。實物中未明確標明學科名稱和出版時間的，編目時應擬制名稱並核實出版時間。同時要在備註欄說明。
實物檔案目錄設置了檔案日期、名稱、發放單位、獲取單位、獲取時間、載體、存放地點、參考號、備註等項目。，概括了物理性質、形態特征、制作材料、采集時間、保存價值等主要特征。，並且是用戶搜索的主要渠道。
五、實物文件盒
裝箱(入櫃、上架、陳列)是指將物品按照零件編號的順序放入文件箱的過程，選購文件櫃、密集架、陳列櫃，是對物品進行系統整理的結果。放入文件盒的物件主要是可折疊或可擺成形狀的，如:獎狀(可卷成簡易形式)、獎旗(可折疊成平裝)、獎牌、榮譽證書等；信念範疇
郵票、證書等。文件盒可以是6厘米厚的文件盒。箱內設置了物理文件目錄和對照表，方便箱內實物的存儲、使用、進出驗證和填寫描述。用於獎品獎牌、證書印章、產品標識、硬幣、紀念幣等。，可以把它們平放在文件盒裏用耐酸紙板隔開的“井”字形格子裏，縫隙可以用紙團塞住，固定物理位置。為了方便起見，可以在文件盒蓋內貼壹個示意圖來表示文件編號。
不及物動詞結論
檔案行政管理部門對如何組織實物檔案沒有統壹的標誌和要求。然而，各級檔案部門對實物檔案的收集、整理和利用卻是豐富多彩、令人愉快的，相關報道也頻頻見諸報刊。本文所述的實物檔案的分類、整理、標識、編目、包裝(入櫃、上架、陳列)的整理過程是壹種常用的整理方法，各單位可根據實際情況制定合理的整理方法。比如，壹些條件較好的單位，不僅可以按照上述方法整理實物檔案，還可以對每個歸檔的實物進行拍照，既可用於展覽，也可作為視聽資料；標簽可以用白紙或彩紙制作，增加美感。
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