網絡改變了商業世界的許多方面，商業信函就是其中之壹。曾經，傳統和正式的商業信函很常見，但現在，快速的商業電子郵件已經成為主流。網絡的便利性和隨意性往往讓我們覺得商務郵件寫得不好沒什麽大不了的。然而，事實恰恰相反。因為寫壹封郵件太容易了，所以人們在收到這麽多郵件後，只會處理那些寫得好的郵件——妳的商務郵件必須在郵件堆中脫穎而出。以下幾點可以幫助妳寫出任何目的的簡潔醒目的商務郵件。
風格
人眼對電腦屏幕的反應不同於對壹張紙的反應，所以如何格式化妳的電子郵件至關重要。使用簡短、簡潔的句子，立即抓住要點；記住，妳在這裏的目標是分發重要的信息，所以要在最前面給讀者。總是包括壹句問候和壹個簽名，並盡可能多地使用分行符和段落符；這使得電子郵件更容易閱讀。忍住寫本書的沖動。商務郵件最好簡短；相當於壹頁左右就足夠了。
風格
人的眼睛對電腦屏幕和紙張的反應是不同的，因此如何格式化電子郵件非常重要。使用簡短扼要的句子，直奔主題；記住，寫郵件的目的是傳達重要信息，所以先讓讀者看到要點。在任何情況下，包括問候和簽名，並盡可能多的折疊行和段落-這將使電子郵件更具可讀性。還有，抵制長篇大論的沖動:商務郵件要簡短；相當於壹頁左右的量就夠了。
色調
不管是好是壞，互聯網滋生了壹種令人討厭的不拘禮節的習慣。妳的電子郵件稍微不正式壹點沒關系(人們最近希望如此)，但不要寫得好像妳在和妳的母親或最好的朋友說話。妳需要在傳統的正式和電子郵件的非正式之間找到平衡。想想妳的收件人，以及他們最有可能如何寫電子郵件。他們會用什麽樣的詞？俚語或行話會冒犯妳的讀者嗎？用這些考慮來創建壹封簡潔的、定制的電子郵件。
色調
不管是好是壞，互聯網滋生了“非正式”交流的壞習慣。郵件稍微不正式壹點沒關系(最近人們已經開始接受了)，但是不要寫得好像是在和媽媽或者閨蜜說話。妳需要在傳統意義上的正式和非正式郵件之間找到平衡。考慮收件人的風格，以及他們最有可能如何寫郵件。他們會用什麽詞？俚語或行話會冒犯看郵件的人嗎？考慮到這些因素，我們可以寫壹封有針對性的簡潔的郵件。
語法
非正式，無論其根源是什麽，都不能成為語法錯誤的借口，這些錯誤會破壞妳的電子郵件。語法錯誤表明妳沒有在妳的商務郵件上花太多時間，妳可能不太關心妳的信息。仔細檢查妳的電子郵件，確保妳拼寫正確，並且改正了所有的語法和標點錯誤。刪除所有多余的內容，去掉所有陳詞濫調。收件人，尤其是專業商務人士，會感謝妳對細節的關註，如果妳的郵件沒有錯誤，他們會更好地回復妳的信息。
語法
無論“非正式”如何發展，都不意味著允許語法錯誤——這些錯誤會毀了妳的郵件。語法錯誤表明妳沒有在商務郵件中付出太多努力，妳可能不太在乎妳傳達的信息。仔細閱讀電子郵件，確保拼寫正確，並糾正所有語法和標點符號錯誤。刪除所有多余的信息和陳詞濫調。收件人——尤其是職業商人——會欣賞妳對細節的關註，如果妳的郵件沒有錯誤，他們會以更好的態度回復妳的郵件。
反應
由於電子郵件是壹種即時的媒介，而且是壹種非常容易獲得的媒介，因此要求回復比紙質信件要容易得多，而且妳得到回復的可能性也大得多！在簽名前，要清楚妳想讓收件人做什麽。需要電話回復或附上某些信息，請直說！如果妳的收件人不知道妳想從他們那裏得到什麽，他們將很難做出回應。但是記住:請求行動時要有禮貌。比過於超前或過於出風頭的結局更糟糕。
回答
電子郵件是壹種即時媒體，所以它是壹種非常受歡迎的媒體。通過電子郵件要求回復比通過紙質郵件更方便，而且妳更有可能收到回復！在簽字之前，壹定要知道妳期望收件人做什麽。需要回電還是附上具體信息？說出來！如果收件人不知道妳想要什麽，他們會很難回答妳。但是記住:當妳要求回答的時候要有禮貌。幾乎沒有什麽比在郵件結尾催促或要求更糟糕的了。