1.主題:假設我們都是非常忙碌的人。當我們打開郵件時，首先看到的是郵件的主題。所以主題要簡潔，突出郵件的重要性。英文郵件的主題不超過35個字母，句首的單詞和專有名詞要大寫；在更正式的格式中，妳需要大寫每個單詞的第壹個字母(介詞和冠詞除外)。
2.標題:如果是第壹次給對方寫信，那麽標題最好用“親愛的+全名”，這樣會讓人感覺比較正式。如果對方用非正式的語氣寫，我們也可以非正式回復。在實際交流中，如果不知道對方的姓名，可以用“親愛的+對方的稱謂”或“親愛的+先生/女士”的形式。
3.正文:寫正文的時候，把最重要的事情寫在正文的前面，或者郵件內容比較長的時候寫在第壹段。為了讓收件人在閱讀郵件時感到舒服，我們需要註意郵件正文結構的美感，郵件段落最好控制在兩三段以內。如果壹封郵件涉及多個信息點，我們可以用分條目的方法，讓郵件想要表達的內容清晰。應該註意拼寫、大小寫、標點、語法等。電子郵件內容中的單詞。
4.結語:加在正文之後。註意，壹般情況下，只有第壹個字的第壹個字母大寫，其余的都是小寫，和稱呼不同。