檔案管理中文件分類的註意事項
公司檔案的檔案管理最忌諱的就是所有的檔案都放在壹起。當妳想查看壹個文件的時候，妳需要壹個壹個的翻遍所有的文件。因此，在收集和發布公司文件時，首先要做的是對文件進行分類。
分類包裝
把文件分門別類，不要只是亂七八糟地堆著，時間長了會變成壹堆亂七八糟的紙。每個公司都會有壹個文件夾，或者文件夾，按照文件的類別壹個壹個的裝箱。
標簽表明
把文件壹個壹個打包後，記得在每個文件盒或文件夾上做好標記，註明這個文件盒裏裝的是什麽樣的文件，包括* * * *的份數，並做簡要說明。
特殊文件
每個公司都會有壹些特殊的文件，比如不能隨意讀取或者需要加密的文件。對於這些檔案，壹定要單獨保管，單獨標註，提醒自己或他人。需要註意的是，這種文件，最好加壹個額外的鎖。
保存收集和釋放的記錄
公司壹般都是各種規模的領導用文件，就是不要太相信那些領導。他們都有記憶力很差的時候。當他們拿著文件不知道放在哪裏的時候，他們最大的可能就是抱怨妳保管不善。然後妳必須做壹個記錄登記簿。誰拿了他們都不會怪妳認真。
鑰匙的保管
壹般來說，公司的文件櫃都是有專人保管的。平日的鑰匙要隨身保管。下班後鑰匙要按公司規定上交或者自己佩戴。記住，被上交後的責任不在妳身上，但是隨身帶著它們說明妳壹直在承擔責任。所以，壹定要小心保管鑰匙，不要隨意給別人。
檔案管理註意事項1加強隊伍建設，全面提高員工的政治素質和業務水平。
壹是提高檔案工作者的政治理論水平、政治態度和職業道德。這就要求檔案工作者認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色社會主義理論，與時俱進，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，在檔案工作的重大原則問題上與黨中央保持高度壹致，遵守檔案工作紀律，執行檔案法，嚴守黨和國家的秘密，熱愛檔案事業。
二是提高檔案人員的專業素質。檔案工作者應具有較高的專業知識水平和專業實踐能力，即既要學習和掌握檔案學的理論知識，又要熟悉與檔案工作相關的文化、理論和科學技術，如文史、社會學、統計學的知識和現代設備的操作技術。檔案工作者既要有繼承傳統檔案工作理論的思想，又要有研究和探索檔案工作發展新情況、運用先進技術解決新問題、豐富和發展檔案工作理論和實踐的意識。
第三，遵守檔案管理員的職責。作為檔案管理員，妳應該定期檢查檔案。首先，要維護檔案的完整性，保證檔案的安全性，即保證檔案不因人為原因而損壞，保證檔案的內容和實體不被他人竊取。壹旦發現文件損壞，應及時修復。其次，要保證檔案排列有序、規範整潔，按照檔案的種類和大小進行排列，保證檔案便於查閱。再次，檔案要集中保管，不能分散保管，造成檔案管理不便甚至檔案丟失。檔案的保管非常重要，對於管理者來說可能比較辛苦，但卻是壹個光榮的職業。因此，檔案管理者要持之以恒，努力完成本職工作，時刻保持警惕，確保檔案的安全和完整。
此外，還要註意發現和培養適應現代管理的人才。隨著社會的發展和科技的進步，檔案工作的任務、工作環境、服務對象和管理方式都在發生變化，現代技術也廣泛應用於檔案工作，需要人來操作和管理。因此，各級領導要敢於使用有專業理論知識和專長的年輕幹部，充分發揮他們的聰明才智，大膽使用他們。另壹方面，由於檔案工作的連續性很強，很多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案工作者長期學習和積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。因此，必須做好穩定檔案幹部工作，促進檔案工作持續穩定發展。還要加強現有人員的繼續教育，以適應當前現代化的檔案管理。
2 .突出檔案保管過程中的保密工作。
保護國家機密是每個公民的責任和義務，尤其是對於檔案工作者來說，這是神聖的職責。檔案管理人員確實為檔案的保密盡到了自己的職責，但也有壹些弊端。很多檔案被長期擱置，發揮不出應有的價值。久而久之，它們變得壹文不值。此外，壹些領導不能及時、全面地查看這些檔案，導致檔案的浪費，檔案管理者的管理價值在檔案利用過程中得不到體現。檔案的保密確實很重要，但檔案的保密是為了更好的利用，否則檔案的保密就變得毫無意義。檔案的利用應以保密為基礎，即在正確的時間、地點、合理的範圍內利用檔案，以體現檔案的價值。
檔案保密的關鍵在於檔案的庫房管理。有條件的機構，檔案庫房應設在單獨的建築內，由專人管理。但有些單位不具備在辦公樓設立倉庫的條件。需要註意的是，寫字樓的這些倉庫不應該位於寫字樓的底層，應該與辦公室和閱覽室分開。倉庫的門窗應該加固和加密，以防止文件被盜。此外，還應制定嚴格的庫房管理制度，指定專人管理和保護庫房，禁止壹切無關人員進入庫房，確保檔案的保密和安全。
3 .做好檔案利用的監督工作
3.1采取科學合理的監管措施。
在利用檔案的過程中，為了安全起見，應在檔案中安裝監控探頭，便於對使用者進行實時監督。作為監管人員，要在進館前向用戶講解利用檔案應遵守的規章制度和註意事項，與用戶交談，並根據不同用戶的不同目的進行監管。對於有不良習慣的人參觀檔案，管理者要及時提醒，防止在檔案上做記號或流口水，保證檔案的整潔。應提醒用戶查閱文件後及時歸還。管理人員應仔細檢查已查閱和使用的檔案，檢查是否有丟失或損壞。壹旦發現問題，應立即查找，並在使用登記簿上做好記錄。對於損壞嚴重的檔案，要向有關領導匯報，追究使用者的責任，盡快修復檔案，挽回不必要的損失。
3.2建立健全檔案利用制度
檔案的利用有壹定的規章制度，壹般包括閱覽制度、復印制度和借閱制度。管理者要針對不同的利用者，確定不同的利用範圍，規定不同的審批手段，保證利用檔案的工作有章可循。值得註意的是，檔案利用制度的內容既要簡明易懂，易於實施，又要嚴謹無漏洞。在今後的實踐中，我們應該總結經驗教訓，不斷豐富檔案利用制度的條款，使之更加完善，更好地為檔案保密服務。
檔案管理註意事項1。人事檔案管理範圍:專業技術幹部、正科級及以下管理幹部、工人及其他人員(包括出國、失蹤、隱名、脫逃職工及傷殘、退休職工)的人事檔案。
2、幹部、工人，必須將其檔案交由省人才交流中心管理。
3.幹部職工在受刑事處罰或勞動教養期間，其檔案由我院人事檔案室保管。刑滿釋放、解除勞動教養後安置的，其檔案移交有關主管單位保管或移交人才交流中心管理。
4、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案室。
5、文件管理
(1)根據氣候變化的不同，時刻註意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮、防蛀。
(2)管理的人事檔案必須逐壹登記。
(3)每季度檢查壹次檔案的分類、編目、編號，發現錯誤或錯放的，予以糾正；每壹次裝卸，都要根據登記簿全面核對檔案，發現缺失的檔案要查找。
(四)任何人不得私自保管他人檔案，對私自拒不移交的，要追究責任。
(5)不斷研究和改進檔案管理的方法和技術，逐步實現檔案的科學管理。
6、管理幹部和工人必須建立原始檔案。
1，原檔案是幹部職工歷史和現實的綜合反映，包括以下十項內容。
(1)簡歷等簡歷材料。
(2)自傳和自傳材料。
(3)各種身份證明。
(4)各種考核評估材料、畢業成績單、學歷證書。
(5)政治歷史審查材料和篩選審查材料、工齡變更材料等。
(6)加入中國* * *產黨和* * *青年團的材料。
(7)縣級以上機關批準的各類獎勵和英雄模範先進事跡。
(8)處置、撤銷處置和篩選審查材料。
(9)申報任免、確定或晉升技術職務、學位、學術職稱、出國人員、工資調整、工資等級登記表、退休、退職審批表等。
(10)組織的其他參考資料，如本人的思想、工作、學習總結和考察、死者生平介紹、民族變遷資料等。
2、查閱和借閱人事檔案，應遵守下列規定:
(1)壹般不允許查閱人事檔案。如果需要有關人員的信息，應由檔案管理員提供。
(2)必須查閱檔案時，只有組織人事部門派出的幹部才能到檔案室查閱所需資料；各黨支部需要查閱黨員發展檔案時，黨支部書記和組委會成員應當查閱。
(三)任何人不得查閱、借閱本人及其親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須逐項填寫查閱什麽問題，登記查閱日期。
(5)查閱檔案時，必須嚴格遵守保密制度。嚴禁塗改、劃入、更換檔案館的檔案材料，不得向無關人員泄露被調查檔案的內容。違者要追究責任。
(6)查閱檔案時，不得復制檔案內容。特殊情況必須經人事處主任批準，復印的材料要在近期內送回檔案室處理。
(7)調入人員壹般不允許查閱檔案。有特殊情況需要咨詢的，必須持有縣級以上組織、人事部門的介紹信，並有兩名正式黨員可以咨詢。
(8)檔案壹般不會。特殊情況下，經批準可以借出，但要及時登記，按時歸還。如果沒有按時歸還，要及時收回，以免丟失。
3、移交檔案應遵守下列規定:
(1)文件請以保密流量善意處理，不能公開郵寄或本人攜帶。
(2)及時恢復文件，防止文件丟失。
(3)收到其他單位的檔案後，及時核對。核對無誤後，在收據上簽字蓋章後返還。
4.所有存檔材料應仔細識別；屬於檔案的材料必須完整無損；需要組織審核蓋章和本人簽字的，應當在備案前蓋章簽字。
5.凡列為檔案的材料，要按照《中央組織部幹部檔案收集歸檔暫行規定》進行整理，不應列為幹部檔案的材料不得歸檔；所有歸入工人檔案的材料，按照省勞動局63號文件(1981)的指引歸檔；歸檔材料應分類準確，編目清楚，排列合理，標題完整，裝訂整齊，字跡清楚。
6.檔案保管人員的規則如下:
(1)初中階段認真學習、嚴格執行黨的方針政策、“三個代表”重要思想，努力提高政治思想覺悟和政策水平。
(二)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或者泄露檔案內容。
(3)禁止在檔案室內吸煙，保護檔案安全，經常打掃衛生，保持檔案整潔。
(4)不得擅自轉移、分散或銷毀檔案材料。
(5)熱愛本職工作，忠於職守，努力學習，努力提高業務水平和工作能力。
(六)堅持黨的原則，認真執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的規章制度辦事。