歸檔，顧名思義，就是對文件材料進行整理和分類，並存放在特定的檔案或文件夾中的過程。這個過程通常發生在計算機系統中，我們稱之為電子歸檔。
電子存檔的主要目的是方便檢索和管理。當我們需要查找某個特定的文件或數據時，可以通過電子備案系統快速定位，大大提高了工作效率。電子歸檔的流程包括:掃描，將紙質文件轉換成電子格式，通常由專用掃描儀完成。
存儲:將掃描的電子文件存儲在電腦硬盤或雲存儲中。分類，根據文件的內容和性質，如日期、作者、主題等。標識:為每個文件添加壹個唯壹的標識符，以便於檢索和管理。
備案的目的
1，方便檢索，歸檔的主要目的之壹就是方便檢索。通過對各種數據按照壹定的規則和標準進行分類、整理和存儲，我們可以很容易地找到所需要的信息。比如圖書館會對圖書進行分類歸檔，讓讀者快速找到需要的圖書；企業會把各種文件歸檔，供員工隨時查閱。
2.保護數據安全、防止數據丟失或損壞是信息時代的壹個重要問題。存檔可以幫助我們保護數據安全。通過對重要數據進行備份和歸檔，可以防止因硬件故障、病毒攻擊等原因造成的數據丟失。此外，定期檢查和維護歸檔系統可以確保數據的完整性和可用性。
3.延長數據的壽命。數據不是永久存在的。隨著時間的推移，壹些數據可能會變得過時或無用。通過歸檔這些數據，它們可以與主系統隔離，從而降低數據被錯誤或誤操作刪除的風險。同時，歸檔也可以為後續的數據清理提供便利。
4.提高工作效率。通過存檔數據，您可以快速找到信息並享受它。這對提高工作效率意義重大。例如，在壹個團隊中，成員可以通過歸檔系統輕松找到其他成員的工作成果，從而加快項目進度。