1，數字處理流程
紙質檔案數字化處理的基本環節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質量檢查、檔案裝訂、編目建庫、數據掛鉤、數據驗收、數據備份、成果管理等。
2、數字化建設的目標
數字化建設的目標是使檔案館(室)現有的全部檔案實現數字化處理，建立和完善檔案目錄數據庫、現行全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)。)，通過數據接口與政府辦公系統連接，以先進的數字檔案管理系統提供安全高效的管理和利用，實現真正的資源共享。
3.數字化的意義
1)提高工作效率，降低文件利用成本。
數字化處理項目完成後，公眾(開放檔案)和本單位各級領導、部門或下屬單位可通過數字化檔案管理系統即時查詢利用所需電子文件數據的原始(檔案)信息，避免了傳統檔案利用方式帶來的大量時間浪費和重復性工作，從而提高了工作效率，降低了檔案信息利用成本。
2)最大限度地保存和保護庫存檔案的物理安全。
由於傳統的檔案保存方式壹直采用紙質保存和目錄管理，不僅占用大量的庫存空間，還需要在倉庫中使用，管理成本高，且容易損壞，如紙張發黃、發粘、發脆等。因此，目錄級的文件管理並不能從根本上解決原始文件容易損壞的問題。檔案數字化管理可通過權限控制直接在網上訪問和打印，減少了庫存檔案的訪問和復制次數，減緩了庫存檔案的老化速度，解決了檔案重復借閱和保管的矛盾，最大限度地有效存儲和保護庫存檔案，確保檔案實體的安全。
3)陽光政務提升形象
庫存檔案的數字化、電子化管理不僅是各級檔案管理部門落實科學發展觀的具體舉措，也是推進檔案管理信息化、現代化的重要舉措。這不僅是實際工作的需要，也是亮點工程。這是壹件利國利民的大事。數字化工程建成後，不僅檔案管理和利用手段實現了現代化，而且檔案利用效率大大提高，檔案發揮了顯著作用。還能大大提升單位形象，符合政府、企事業單位工作科學化、規範化、網絡化、信息化的整體發展要求。