1主題內容和適用範圍
本標準規定了文件號的結構、編制原則和編制方法。
本標準適用於檔案館(室)檔案編號的建立。
2術語
2.1文件號
在檔案整理和管理過程中，以文字形式賦予檔案的壹組代碼。檔案號是存取檔案的標誌，具有統計監督的作用。
2.2全宗號
檔案室(室)給每個全宗編號。
2.3文件目錄號
全宗中的文件所屬的目錄代碼。
2.4類別號
圖書館(室)中文件類別的代碼。
2.5項目編號
產品、項目、工程和設備的文字和代碼的替代。
2.6案件檔案號
文件排列的順序號。
2.7零件號
案例文件中文件的序列號。
2.8頁(張)
案卷中每壹頁(單)的序號。
2.9代碼
容易被計算機和人識別和處理的壹個或壹組有序的數字、字母、漢字等符號。
編制3個文件號的原則
3.1唯壹性原則
檔案室(室)中的檔案編號應指單壹編號。不同的編號對象應賦予不同的代碼，壹個代碼只代表壹個編號對象。
3.2合理性原則
檔案編號結構必須適應館藏檔案的整理和分類體系。
3.3穩定性原則
檔案編號壹經確定，不得隨意更改。
3.4可擴展性原則
文件號必須有適當的增量容量，以滿足文件擴展的需要。
3.5簡單性原則
文件編號要簡短明了，這樣可以減少代碼錯誤，節省存儲空間，提高處理效率。
第四檔號碼的結構
文件編號結構分為三種類型:
4.1第壹種結構是:全宗號-檔案目錄號-檔案號-件號和頁碼。
即:×年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日
全宗號-檔案目錄號-檔案號-件、頁(頁)號
4.2第二種結構是:全宗號-類目號-檔案號-件號和頁碼。
即:×××× -×××...n-××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×月×日
全宗號-類目號-案卷號-件號和頁碼。
4.3第三種結構為:類目號-項目號-案卷號-件和頁(單)號。
即:×××...n -×××...n-××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×月×日
分類編號。-項目編號-案例號。-沒有。還有佩吉諾。(張)
4.4文件號中左邊的上碼和右邊的下碼在鏈接時用“-”(短橫線)隔開。
4.5根據文件保管和使用的需要，可選擇件號和頁(張)號。
5號文件的編制方法
5.1全綜號的編制方法
全宗由四位數代碼識別。其中，第壹位用漢語拼音字母標識整個氏族的屬性，後三位用阿拉伯數字標識壹個屬氏族的序號。
全宗號的格式為××××
類屬代碼-類屬序列號
5.1.1編譯所有屬碼的方法
5.1.1.1在壹個檔案中，所有病例和屬的編碼不應重復。
5.1.1.2單宗族屬性的檔案，可以用“0”作為通用代碼。
例1:新民主主義革命歷史檔案。13，鑒定為“X013”，在某省檔案館。
例2:某市檔案館舊政權4號檔案，標識為“J004”。
例3:壹個縣的檔案，檔案。127中華人民共和國成立後的全宗，均標註為“0127”。
例4:河北省檔案館保存的熱河省第123號全宗原件可認定為“R123”。
例5:四川省檔案館館藏已撤銷的川東行署全總003號，可標註為“D003”。
例6:中國第壹歷史檔案館明清74號全宗標註為“0074”。
5.1.2編制所有案例順序號的方法
5.1.2.1屬類中的所有病例均按順序編號。
5.1.2.2壹個屬類中不應有重復的全宗序號。
5.2文件目錄號的編制方法
文件目錄號由三個阿拉伯數字標識。
5.2.1文件目錄號應根據整個宗族中的文件排列進行設置。檔案目錄號可根據不同時間、不同組織結構、不同保管期限、不同主題或不同載體形式設置。
5.2.2每個文件目錄包含的文件數量壹般為三位數。即當文件目錄中的文件數小於100時，壹般沒有單獨的文件目錄或文件目錄號；當文件數量超過1000時，應單獨建立文件目錄，並單獨編制文件目錄號。
5.2.3壹個完整的家族中不應有重復的檔案目錄號。
5.3類別號的編制方法
5.3.1類別號是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。
5.3.2不同級別的類別可用分隔符“.”隔開。當沒有誤解時，可以省略間隔符。類別號壹般不要超過3級。
5.3.3壹個檔案室(室)或全宗不應有重復的類目號。
5.4項目編號的編制方法
項目編號是指相關管理部門編制的項目代碼。
5.5案卷號的編制方法。
5.5.1文件號由三個阿拉伯數字標識。
5.5.2目錄中的文件應按順序編號，不得有空號。
5.5.3每個文件目錄中的所有文件只能用壹個序列號進行編號。壹個目錄中有兩個以上(含兩個)文件序號的，應當重新編制文件序號或者單獨設置文件目錄；例如，當壹個文件序號列在兩個以上(含兩個)文件目錄中時，應合並為壹個目錄號或按目錄對相應數量的文件序號進行分類。
5.6零件號的編制方法
5.6.1未裝訂的文件，卷內的文件必須裝訂成單件。
5.6.2零件號由阿拉伯數字標識。
5.6.3卷內文件應按順序編號，不得有空號。
5.6.4案卷及其以前的編號必須同時列在件號之前。
5.7頁(張)號編制方法
5.7.1頁(張)號用阿拉伯數字標識。
5.7.2卷內文件的頁數(頁)按順序編號。不應該有空號。