近年來，隨著經濟全球化進程的加快和對外開放的深入，我國國有企業眾多？出門？，在國外投資辦廠、開展業務，產生大量海外檔案。以下是我跟大家分享的關於企業檔案管理的發展趨勢。歡迎閱讀瀏覽。
壹.遵守法規
合規性是指企業在經營活動中必須遵守各項法律、法規和規章，並能證明確實遵守了相關要求。檔案記錄了企業各項經營活動的依據、過程和結果，是企業守法、合規、誠信經營的可追溯證明。要做到符合法律法規，要求企業合法有效地管理檔案，保證信息的真實性、完整性、可用性和安全性，為企業活動提供法律證明。
對法規遵從性的強調始於美國的薩班斯-奧克斯利法案。在2001，許多美國大公司，包括安然能源、管群電腦、世通、施樂等。，接連爆出偽造文件、銷毀檔案、搞財務造假的醜聞。為了重拾投資者的信心，加強對企業的監管，2002年，美國國會通過了《上市公司金融改革和投資者保護法》(又稱《薩班斯-奧克斯利法案》)，對美國上市公司的文件歸檔做出了嚴格的規定，強調通過審計檔案對企業行為進行審計，從而實現對企業的監管。《薩班斯-奧克斯利法案》規定，如果公司故意銷毀或偽造文件和檔案，將被處以罰款或最高20年監禁。此後不久，美國證券交易委員會(SEC)對摩根士丹利、美林、城市銀行和德意誌銀行等證券公司處以巨額罰款，原因是它們的電子郵件沒有完整保存。[1]2004年，巴塞爾銀行監管委員會通過了？新巴塞爾協議I？(新巴塞爾資本協議)，規範了企業信息存儲和電子證據機制的建立。2008年，我國財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合頒布了《企業內部控制基本規範》，對企業信息的真實完整和文件的存儲保管提出了要求。
上述規定有三個基本要求:壹是數據存儲。要求企業的資料必須真實完整地保存到法律、政策規定的期限結束；在數據存儲過程中，必須從技術上保證不會被修改或刪除。第二是準入。企業要充分保護數據中的隱私和情報成分，同時要在安全存儲的前提下安全使用數據。第三是審計(賬戶)。要求企業保留數據主體，封存數據訪問過程，滿足法律政策的審計要求。遵守法律法規對企業檔案管理提出了新的嚴格要求，也促使公司管理層更加重視檔案管理。
第二，資本化
資產，是指由過去的交易或者事項形成的，由企業擁有或者控制，並預期給企業帶來經濟利益的資源。檔案的信息和知識屬性決定了其經濟價值，特別是在知識經濟時代，檔案作為企業無形資產的地位更加突出。國際標準ISO15489“信息與文獻？文檔管理指出:？文件是寶貴的信息資源，是企業的重要資產。？國際標準ISO30300“信息與文獻？文件管理系統？基礎和術語進壹步闡明:？作為壹種信息資源，文檔是組織智力資本的壹部分，因此也屬於組織的資產。？我國檔案行業標準DA/T42《企業檔案工作規範》也強調:企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。？
實踐中1992上海海洋地質調查局參與編制？上海石油天然氣公司？當時註冊資本是以東湖油氣田勘探階段取得的檔案估價654.38+0.2億元認繳的。[2]2000年，歐盟估計歐盟各國政府的信息資源，主要是電子文檔，包含4700億歐元。[3]2000年，英國頒布了《信息資產登記》和《評估信息資產:政府組織電子文件鑒定》，英國聯邦政府機構用於登記和評估包括檔案在內的信息。2008年，全國人大代表、富潤控股集團有限公司董事局主席趙林中提出:喜歡？離任財務審計？同樣的，黨政機關、企事業單位的法定代表人？傳出文件的審計？，並納入檔案法。[4]將檔案作為資產，進行登記、評估和審計，將成為企業檔案管理的重要趨勢之壹。
第三，企業文化
壹流企業做文化，二流企業做技術，三流企業做產品。中國企業要做大做強，成為百年基業的優秀企業，必須努力培育良好的企業文化。企業文化的培育離不開良好的檔案管理。檔案是企業歷史的沈澱，是公司文化的凝固。世界上許多知名企業，如美國電話電報公司、福特汽車公司、IBM、西門子、巴斯夫、拜耳等。，非常重視檔案管理和企業歷史的研究。這些公司的檔案館還收藏了大量具有文化價值的產品和紀念品，具有企業博物館和工業文化遺產展廳的功能。[5]國內很多企業的檔案部門越來越重視挖掘企業的歷史文化，弘揚公司的優秀傳統，增加公司的歷史積澱，提升公司的文化氣質，促進公司的競爭力和可持續發展。
第四，標準化
標準化是人們在生產建設活動中廣泛總結科研成果和實踐經驗，形成* * *同壹標準，並普遍實施的活動。標準化包含統壹、簡化、協調和優化的基本原則。推行標準化是社會化大生產的基本要求。多年來，我國企業檔案行業壹直在強調實施標準化，但在實際工作中，主要遵循國家標準和行業標準，較少關註國際標準。隨著經濟全球化和跨國經營，采用國際標準已成為現代企業的基本趨勢和必然要求。而且很多國際標準體現了某個領域的先進理念和最佳實踐，優秀的企業應該以權威的國際標準為指導。
檔案管理領域的國際標準主要由ISO/TC46/SC11(國際標準化組織檔案/文件管理技術委員會)制定。目前ISO/TC46/SC11制定的以下標準值得企業檔案部門重視:ISO30300信息與文獻？文件管理系統？基礎與術語，ISO30301，信息與文學？文件管理系統？要求，ISO15489，信息與文學？文獻管理，ISO23081，信息與文學？文件管理流程？文獻元數據管理，ISO26122信息與文獻？文件的工作過程分析，ISO13028，信息與文獻？文獻數字化實施指南，ISO 13008，信息與文獻？數字文件轉換和遷移過程”和ISO16175“信息和文獻？電子環境下文檔管理的原則和功能要求。
動詞 （verb的縮寫）組織記憶
？記憶？最初是生物學和心理學的壹個概念，指在日常生活過程中，對個人經歷和事物有意識或無意識的保存和再現。記憶力是壹個人生存和成長的基礎。後來社會學家提出？集體記憶，社會記憶？的概念。集體記憶是同壹個群體的精神財富和文化紐帶。上世紀末，記憶？被引入檔案學領域。1996加拿大檔案員特裏？庫克在第十三屆國際檔案大會上指出，全世界的檔案工作者仍在建造記憶宮殿。2000年第14屆國際檔案大會上，西班牙國王胡安？卡洛斯指出:檔案是保存各種形式的人類記憶、社會記憶和個人記憶的最權威的地方。？[6]2004年第15屆國際檔案大會的主題是什麽？檔案，記憶和知識？。維持組織記憶、個人記憶還是社會記憶？；維護企業或集體記憶，承擔社會責任？。
管理圈也提出了？組織記憶？的概念。組織記憶是指將過去的知識應用到現在的活動中，以提高組織的業務水平，本質上是企業的經驗知識和歷史知識。組織記憶與組織智能、學習型組織、人工智能、知識管理系統、組織和個人發展等概念密切相關，甚至等同於知識管理。王兆祥等人指出:？企業記憶系統是指通過記憶、維持和回憶來積累和維持知識的系統。它主要由以下要素組成:企業中所有成員的大腦、文件、合同、檔案、書籍、計算機存儲和其他形式的信息存儲介質。？[7]可見，檔案是組織記憶的重要組成部分，傳承組織記憶應該成為企業檔案管理的重要目標。從組織記憶的角度審視檔案，為企業檔案管理提供了新的思路。
不及物動詞知識管理
在當今知識經濟時代，知識是唯壹有價值的資源，知識管理是企業管理的基本範式。知識管理有兩種基本模式:壹種是編碼模式，強調借助信息技術構建知識庫。人？文檔？人？實現顯性知識管理和開發的途徑；第二種是個性化模式，強調投資人力資源，培養知識交流的氛圍。人？人？實現隱性知識享受和利用的途徑。檔案是企業的顯性知識？沈積容器？和顯性隱性知識？編碼工具？。編碼知識管理本質上是壹種知識化的高級文件管理。早在1994，特裏？庫克提出，檔案工作者應該從實體保管者過渡到知識提供者。2002年，張斌提出:企業檔案是企業重要的知識資源，企業檔案管理是企業知識管理的重要內容。？[8]2007年，徐勇軍進壹步提出？檔案知識管理模式？(?面向知識管理的檔案管理？然後呢。基於檔案管理的知識管理？)，認為檔案管理應向知識管理方向創新拓展，知識管理可以從檔案管理入手。[9]
早年由於忽視檔案管理，知識無法固化，很多公司的知識管理都失敗了。近年來，越來越多的知識管理管理者已經意識到，知識管理離不開檔案管理。另壹方面，許多企業檔案部門也更加積極地參與知識管理，有的甚至成為企業知識管理的領導者或牽頭單位。目前，企業檔案管理在完成了從實體管理到信息管理的發展後，正經歷著從信息管理到知識管理、從知識管理到知識服務的轉變。
七。綜合管理
整合是指將壹些孤立的事物或元素以某種方式組合在壹起，形成壹個有機整體的過程。集成管理是縱向和橫向的集成和優化，以實現系統目標。企業檔案管理的整合包括以下幾個方面:(1)資源整合，包括文件與檔案、圖書信息與文獻的整合，結構化數據與非結構化數據的整合。未來，企業將不再嚴格區分文件與檔案、圖書信息與檔案、結構化數據與非結構化數據，而是將其作為信息資源(信息內容)統壹管理。(2)系統集成，即檔案管理系統與業務系統的集成。前期主要構建業務系統與檔案管理系統的接口，實現業務系統的數據在檔案管理系統中的自動歸檔；最終實現檔案管理系統與業務系統的無縫連接。有些企業可能不構建單獨的文件管理系統，而是將文件管理功能嵌入到業務系統中。(3)流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業務流程，用文件/檔案信息流支撐業務流程。(四)標準整合，即將文件/檔案管理納入ISO9000質量管理體系、ISO14000環境管理體系、OHSAS18000職業健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。
八。風險管理
隨著科學技術的快速發展和全球化的快速推進，人類社會步入了壹個充滿不確定性的世界。風險社會？。是天災，比如2008年汶川地震，2011日本地震海嘯，還是人禍，比如2001？9.11?該事件和2003年的伊拉克戰爭嚴重損毀了大量珍貴檔案，帶來了不可挽回的損失。？9?11?事件發生後，世貿中心的許多公司因為業務數據被完全破壞而無法恢復運營，而摩根士丹利因為在新澤西建立了備份系統而在第三天恢復了運營。[10]可見加強檔案風險管理的必要性。
2001，ISO15489強調文檔風險的評估、分析和應對。2004年，國際文件管理和行政工作者協會(ARMA)出版了《文件和信息的風險管理》,為各國的文件管理人員提供方法指導。歐洲數字保護中心(DCC)和歐洲數字保護(DPE)的研究小組開發了基於風險評估的數字倉庫審計方法。2009年，中國DA/T42要求:做好檔案管理應急預案。對於可能發生的突發事件和自然災害，企業應當制定檔案搶救應急措施，包括組織架構、搶救方式、搶救程序、保障措施和轉移地點等。檔案信息管理的軟件、操作系統和數據的維護、防災和恢復應當制定應急預案。？構建檔案風險管理體系，制定檔案管理應急預案，已成為現代企業檔案工作的重要組成部分。
九。海外檔案監管
近年來，隨著經濟全球化進程的加快和對外開放的深入，我國國有企業眾多？出門？，在國外投資辦廠、開展業務，產生大量海外檔案。由於多方面的原因，很多國企對境外檔案監管不力，管理混亂，導致大量國有資產流失，國家核心經濟機密頻頻泄露，經營風險劇增。為此，2005年，國家檔案局發布了《關於加強境外機構和境外企業檔案工作的意見》，要求？母公司應逐步建立和完善境外機構和境外企業的檔案管理制度？。2009年，國資委、國家檔案局發布了《關於進壹步加強中央企業檔案工作的意見》，其中強調了？加強境外企事業單位檔案管理？。
由於國有企業境外檔案的特殊性，境外檔案工作開展環境的特殊性，特別是境內外檔案在法律、制度、語言、文化、傳統等方面的差異，給國有企業境外檔案監管帶來了特殊挑戰，提出了特殊要求。所以，國企境外檔案監管要遵循兩個基本原則？雙合規？(遵守我國及所在國家或地區的檔案法律法規)，？雙向寬容？(中國與所在國家或地區檔案文化傳統的相互包容)；抓好三個關鍵控制點境外文件歸檔範圍和保管期限表的確定、覆蓋全球的檔案管理體系建設、境外檔案向國內移交方式的選擇。
X.雲計算和大數據
雲計算和大數據是當前信息化發展的兩大重要趨勢，將對各行各業產生深遠影響。與企業的其他活動壹樣，檔案管理必須適應雲計算和大數據的特點和要求，進行理念、商業模式和管理方式的變革。首先是檔案概念的泛化。也就是建立？大文件視圖？，把壹切有保存價值的信息記錄都視為檔案，不論其過程、載體、種類、格式、保存期限。這意味著所有的記錄都是文件和文檔都是生成的？壹會兒？是文件。二是檔案雲平臺建設。那是基於什麽？雲架構？構建覆蓋企業所有部門、系統和業務的統壹、高效的檔案資源管理和服務平臺。第三是文件存儲和知識挖掘。大數據的核心應用之壹是預測，而預測依賴於歷史數據的積累和挖掘。這對檔案的海量存儲和知識挖掘提出了更高的要求。企業檔案工作的重點將從哪裏來？數字化？變成？數字化？。第四，文件安全問題更加嚴峻和復雜。
解釋:
[1]朱。為什麽摩根士丹利對電子郵件有困難[N]。南方周末，2006年6月22日
[2]宋行等.東海平湖油氣田勘探階段資料和成果價格評估方法探討[J].中國地質礦產經濟，1994 (2): 27-29
[3]徐勇軍等.發展信息內容產業的意義及對策[J].科技管理研究，2006(11):184-185
[4]代表趙林中:法人？傳出文件的審計？應納入檔案法[EB/OL]。/MISC/2008-03/09/Content _ 7751760 . htm . 2014-01-
[5]張斌等.德國企業檔案的發展及其啟示[J].檔案研究，2012(2):89-92
[6]西班牙國王胡安在第14屆國際檔案大會上？卡洛斯發表演講[A]//第14屆國際檔案大會論文集[C]。北京:中國檔案出版社，2002: 7-8。
[7]王兆祥等。論企業記憶系統的不足與補救[J].購物中心的現代化。2006 (7): 63-64
[8]張斌等。知識資源管理:企業檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004(10):37-39
[9]徐勇軍。基於雙向視角的企業檔案知識管理模式研究[M].北京:中國人民大學出版社，2009
[10]馮惠玲等.電子文件的風險管理[M].北京:中國人民大學，2008:12。
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