壹般來說，受控文件受公司的保密管理系統保護。受控文件主要是控制文件信息使用的唯壹有效版本。壹般要復印備份備查，避免原件丟失損壞。受控文件不允許帶出工作場所(或指定場所)。所有受控文件應進行編碼、登記和編目，並嚴格保管。並跟蹤檔案信息的指定流向，全程記錄相關情況。受控文件的損壞或丟失將受到公司規章制度的嚴厲處罰。受控文件失效作廢後，經審查無保存價值的，應統壹銷毀。
受控文件包括公司證明材料、管理決策文件、公司規章、業務管理和經營信息、財務數據、客戶信息、合同協議信息、人員信息、印章信息等。