《清典十七都察院史記》例:“紅皮書發出後，本科記載兩份供史家記註，署存供編者記書。”
官方文件的作用:
法規、指導、指引、聯系、憑證和史料的作用。
法律法規的作用。陳述並確認法律、法規和其他具有約束力的內容。導向作用。傳達上級的命令和意圖，指揮和指導工作。宣傳功能。宣傳道理，闡明意義，進行宣傳、教育、動員、啟蒙。
聯系功能。交換信息，上下級、平行、非隸屬機關之間交換信息。憑證功能。聯系工作事項、開展公務活動的書面依據在於保持記錄，使公文效力突破時空限制，準確無誤。史料的作用。真實記錄當時的活動，歸檔後成為可靠的史料。