格式：1.稱謂。
2.正文：誠懇說明造成對方不快的原因；表示歉意，請予以理解、見諒。
3.署名、日期。
範例：
向客戶致歉
執事先生：
妳方本月22日訂貨單收悉。非常抱歉！羽絨背心目前無法交貨。我們最快的交貨期要到7月初。
當然，妳方是急著要貨的。可是，需要量遠遠超過我們以往的經驗，特向妳方道歉！
妳的忠實的XXX
X年X月X日