檔案數字化是將傳統紙質檔案轉化為數字形式的工作。
它是將大量的紙質檔案資料通過掃描、錄入和存儲等技術手段轉化為電子格式，以實現檔案的電子化管理和存儲。檔案數字化的工作流程包括掃描、識別、索引和存儲等步驟，掃描是將紙質檔案通過高速掃描儀或相機轉化為數字圖像。這些數字圖像通常經過圖像處理軟件的處理，使其質量更好，以便於後續的識別和索引。
識別和錄入是通過光學字符識別（OCR）技術或人工輸入，將數字圖像中的文字內容轉化為可編輯和可搜索的文本。這壹步驟是關鍵，因為它使得數字化的檔案具有可檢索的特性，提高了檔案的訪問效率。為了方便查找和管理，需要對數字化的檔案進行索引和分類。通過為每個檔案添加關鍵詞或標簽，將其歸檔到相應的目錄或數據庫中。
檔案數字化的重要性
紙質檔案需要大量的存儲空間，而檔案數字化可以大大減少實際的物理存儲空間需求。轉化為電子形式後，檔案可以被存儲在硬盤、服務器或雲端中，節省了大量的空間和相應的成本。通過檔案數字化，可以實現快速、精確的檢索和查找。用戶可以通過關鍵詞或標簽進行搜索，而不需要手動翻查大量紙質檔案，提高了工作效率。
數字化檔案可以輕松地與他人***享和合作。通過網絡或***享文件夾，多個用戶可以同時訪問和編輯檔案，促進了信息的***享和協作。紙質檔案容易受到自然災害、人為損壞或丟失的風險，而數字化檔案可以通過備份和災難恢復策略來保證數據的完整性和安全性。此外，數字化檔案還可以設定權限和加密，保護敏感信息的安全。
以上內容參考：百度百科—檔案數字化