試論電子檔案管理系統操作

　隨著計算機技術及其互聯網的普及，檔案管理出現了新的發展機遇，電子檔案管理系統也成為了公***部門電子政務的壹個重要組成部分。

　1檔案查閱者的實踐操作

　1.1選擇模擬對象。

　用戶登錄電子政務模擬教學系統後，選擇檔案管理系統進入，選中?檔案查閱者?選項按鈕，然後任意選擇壹個模擬對象點擊?進入?，在頁面的左邊將出現菜單樹。

　1.2檔案申請歸檔。

　點擊菜單樹的壹級節點?檔案申請歸檔，裏面有兩個子節點?：申請歸檔?和申請記錄查看?。

　1.2.1歸檔申請。

　點擊?申請歸檔?後，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊?上傳檔案文件?鏈接，跳入到上傳文件頁面(規定最多只能上傳三個文件)，上傳成功後，填入相關信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然後點擊?提交?按鈕，即完成申請歸檔操作。

　1.2.2查看申請記錄。

　點擊?申請記錄查看?，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在?申請檔案名稱?欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

　1.3檔案申請查詢

　1.3.1申請查詢。

　點擊?申請查詢?，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然後點擊?提交申請?按鈕完成申請查詢的操作。

　1.3.2申請記

　錄查看。點擊?申請記錄查看?節點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態等不同的查詢方式進行查詢。

　2檔案管理員和領導者(主管)的實踐操作

　2.1選擇模擬對象。

　用戶登錄電子政務模擬教學系統後，選擇檔案管理系統進入，選中?檔案管理員?選項按鈕，然後任意選擇壹個模擬對象點擊?進入?，在頁面的左邊將出現菜單樹。

　2.2檔案申請歸檔。

　點擊電子檔案管理系統菜單樹的壹級節點?檔案申請歸檔?，裏面有兩個子節點：?審核歸檔?和?申請記錄查看?。

　2.2.1審核歸檔。

　點擊左邊樹節點?檔案申請歸檔?，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，並進行審核歸檔操作。以?電子公文歸檔管理暫行辦法?條例，點擊?審核歸檔?鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結束後，可以通過點擊?同意?或?拒絕?按鈕進行?通過申請?、?拒絕申請?的審核操作。

　2.2.2申請記錄查看。

　點擊樹狀菜單中的?申請記錄查看?節點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據檔案審核情況進行查詢。點擊?查看?鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。

　2.3檔案申請查詢。

　點擊電子檔案管理系統菜單樹的壹級節點?檔案申請查詢?，裏面有兩個子節點：?審核查詢?和?申請記錄查看?。

　2.3.1審核查詢。

　點擊?審核查詢?菜單，頁面顯示的是所有在審核的.申請查詢信息。用戶可以根據檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中壹條記錄，點擊?審核?鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據情況，選擇?通過申請?或者足?拒絕中請?進行處理。

　2.3.2申請記錄查看。

　具體操作與上述?申請記錄查看?相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

　2.4檔案申請銷毀。

　該菜單的主要功能是檔案管理員對相關檔案進行管理，經過檔案主管領導審核通過後予以銷毀。點擊電子檔案管理系統菜單樹的壹級節點?檔案申請銷毀?，裏面有兩個子節點?：銷毀申請?和?申請記錄查看?。

　2.4.1銷毀申請。

　選擇?銷毀申請?菜單，點擊進入有關信息申請銷毀頁面。進入頁面後，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據檔案名稱查詢，也可以根據是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊?申請銷毀?，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以後，點擊?剖自銷毀?按鈕即可完成申請銷毀。

　2.4.2申請記錄查看。

　點擊?申請記錄查看?菜單，進入?申請記錄查看?頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

　3系統管理員的實踐操作

　首先以管理員的身份登陸電子政務實踐平臺系統，用戶登錄電子政務模擬教學系統後，選擇檔案管理系統進入，點擊?管理員入口?鏈接。出現檔案系統管理的功能菜單。

　3.1檔案信息管理。

　此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的?檔案信息管理?菜單，進入?檔案信息查詢?頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據檔案名稱和檔案類別進行查詢。