1.在用文件:指正在被使用和管理的文件。這些文件可能是當前的工作文件或正在進行的項目文件，需要經常查閱和更新。
2.停用檔案:指不再經常使用，但仍需保留的檔案。這些文件可能是已完成的項目文件、過去的合同文件等。
3.封存文件:指根據法規或政策要求封存的文件。存檔文件是指那些不再使用但由於其價值而需要永久保存的文件。這些文件通常存儲在特定的檔案中，其訪問和管理受到嚴格控制。
4.中止的文件:指暫時停止的文件。這些文件可能因為某種原因暫時不需要，但也不需要永久保存。妳可以選擇銷毀它們或者把它們變成密封的文件。
5.報廢檔案是指已經失去使用價值或完全損壞的檔案。這些文件通常被銷毀或丟棄以節省空間和資源。
6.轉移到文件:指文件從壹種狀態轉移到另壹種狀態。例如，將活動文件轉換為非活動文件，或將非活動文件轉換為歸檔文件。
7.永久檔案:指因具有持久價值而需要永久保存的檔案。這些檔案通常是具有歷史或文化價值的重要文件，需要專門保管和管理。
8.臨時文件:指的是壹些短期文件，只需要臨時保存壹段時間，然後就可以銷毀或者更改為其他狀態。
9.借閱檔案:指臨時借出的檔案，壹般是借給其他部門或單位使用，需要有明確的借閱記錄和期限。