歸檔文件整理規則是遵循文件的形成規律。
歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，理應區分不同價值，便於保管和利用。歸檔文件整理應符合文檔壹體化管理要求，便於計算機管理或計算機輔助管理，理應保證紙質文件和電子文件整理協調統壹。
歸檔文件壹般以每份文件為壹件，正文、附件為壹件。文件正本與定稿為壹件，轉發文與被轉發文為壹件，原件與復制件為壹件，正本與翻譯本為壹件，中文本與外文本為壹件。報表、名冊、圖冊等壹冊為壹件，簡報、周報等材料壹期為壹件。
分類要求
立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同壹全宗應保持分類方案的壹致性和穩定性。將文件按其形成年度分類，跨年度壹般應以文件簽發日期為準。對於計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統壹按文件簽發日期判定所屬年度。
將文件按其形成或承辦機構分類。機構分類法與問題分類法應選擇其壹適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。