情況說明的格式壹般包括：標題、稱呼、打招呼、正文內容、後果、特此說明、落款等要素。正文部分直奔主題，把事情的起因、經過、結果、地點、人物、時間全部表達清楚。
具體如下：
1、關於XXX的情況反映（居中）。
2、尊敬的XXX領導：（頂頭）。
3、XXXX，現反映情況如下：（空2格）。
4、（正文）（空2格）。
5、特此報告，請審閱（或本人擔保以上情況屬實或此致敬禮）（頂頭）。
6、反映人：XXX（居右）。
7、XX年XX月XX日（居右）。
舉例：
尊敬的**人民政府領導：妳們好！我們是**花園小區第1至4棟住宅樓的全體居民。
我們反映的情況是：我們分別於**年左右購買**市XX開發公司開發的花園小區的商品房。
後來發現，土地使用權出讓最高年限按下列用途確定：
XXXXXXX
聯名戶主簽名附後：
最後下上年月日即可。
擴展資料：
報告的寫作要求：
1、實事求是報告的情況必須屬實，有關材料應核實無誤，不誇大，不縮小。
2、及時報告向上級匯報工作，反映情況要及時，這樣才能讓上級機關迅速掌握情況，做出相應對策，否則，事過境遷，再向上級報告，不僅失去報告的意義，而且還可能貽誤處理問題的最佳時機。
3、突出皿點全面工作報告內容復雜，頭緒較多，要明確中心，突出重點，點面結合，條理清楚，切忌面面俱到，寫成流水賬。要壹事壹報，不要在同壹專題報告中反映幾件各不相幹的事項和問題。
4、用準文種不能將報告寫成請示，報告中不能夾帶請示事項。不要將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。