1、保障信息傳遞和溝通：公文是企業或組織內部以及與外部進行信息傳遞和溝通的重要工具。通過公文，可以傳達政策、發布通知、匯報工作進展和交流經驗等。因此，有效的公文管理能夠保障信息的準確傳遞和溝通，有助於提高組織的工作效率和協同合作。
2、提升組織效率：公文管理涉及到文件的生成、審核、審批、發布和存檔等環節，這些環節的順暢運行對於組織的正常運轉至關重要。有效的公文管理能夠簡化業務流程，減少等待時間和不必要的重復工作，從而提高組織效率。