出自/lotus/notes-tips/
Lotus Notes 作為新壹代的協作平臺，不僅擁有電子郵件的功能，還提供了先進的文檔型數據庫、辦公自動化、Web 服務和開發環境。Notes 85 中更是增加了壹些新的人性化的功能。本文主要介紹 Notes 常用的壹些技巧以及常見問題的解決，幫助您更好的利用 Notes 來管理日常工作，提高工作效率。
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利用 Notes 更好的管理您的日常郵件
郵件是我們每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 郵件使用技巧可以幫助您高效地的得到關鍵的郵件信息，有目的的進行郵件處理。
設置郵件規則
打開郵件數據庫，如 圖 1，選擇 More - Mail Rules。然後點擊 New Rule，如 圖 2，您可以在這裏設置各種規則來管理郵件。根據發送者、標題、重要程度等做相應的處理，把不同的郵件放到不同的文件夾，對不需要的郵件也可以直接過濾成垃圾郵件。
圖 1. 設置郵件規則（查看大圖）
圖 1. 設置郵件規則
圖 2. 新建郵件規則（查看大圖）
圖 2. 新建郵件規則
設置重要郵件提醒
打開 File-Preference-Mail( 如 圖 3)，可以給您關心的人發送的郵件設置背景和字體顏色。這樣只要這些人發送的郵件，就能很容易的被註意到了。
圖 3. 設置郵件背景和字體顏色（查看大圖）
圖 3. 設置郵件背景和字體顏色
備份郵件
當郵件容量超過指定的郵件服務器的容量時，會受到警告信息。選擇 Archive-Settings 可以設置郵件備份的規則，把郵箱裏的部分郵件轉移到本地的另壹個指定文件夾（如 圖 4）。當您需要做郵件備份的時候，就可以選定壹條規則進行備份。您也可以在 Archive-Settings 裏設置 schedule 來定時啟動備份操作。對於備份好的郵件，可以在視圖 Archive 下面方便的找到您備份的這部分郵件。
圖 4. 備份郵件（查看大圖）
圖 4. 備份郵件
設置郵件回執
如果對某些重要郵件，您很想確認對方是否收到郵件。可以在新建壹封郵件的時候，點擊"Delivery Options"，在這裏勾上"Return receipt"。這樣如果對方收了郵件，您就可以收到壹封回執。
圖 5. 設置郵件回執（查看大圖）
圖 5. 設置郵件回執
設置 Out of Office
當您休假的時候您可以在郵件裏設置 Out of Office。這樣在您休假的這段時間裏，您的郵箱就會自動給發信的人回復"Out of Office"的信息，以免耽誤重要事宜。
圖 6. 設置 Out of Office（查看大圖）
圖 6. 設置 Out of Office
保存 Stationery
如果您需要經常發壹封標題、格式、收件人都基本不變的郵件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建壹封郵件，輸入您所需的信息、收件人、標題、郵件內容等等 ，選擇"More-Save as Stationery"（如 圖 7）。這樣以後如果再要發送內容相似的郵件，就可以去郵箱的 Tools-Stationery（如 圖 8）找到保存的信件，基於這個模板，稍作修改就可以發送了，而不必要再去找回原來的郵件拷貝和粘貼了。
圖 7. Save as Stationery（查看大圖）
圖 7. Save as Stationery
圖 8. Tools-Stationery（查看大圖）
圖 8. Tools-Stationery
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利用 Notes 更好的管理文檔數據庫
Notes 提供了強大的文檔數據庫的功能，巧用 Notes 來便捷的管理數據資料能夠大大提高工作效率。
創建 Bookmark
通過創建 Bookmark，可以把您經常用到的文檔和數據庫添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 裏，便於查找（圖 9）。
圖 9. 創建 Bookmark（查看大圖）
圖 9. 創建 Bookmark
快速查找 Workspace 裏的數據庫
方法壹：通過建立多個 workspace 頁面來分類管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相關的壹些數據庫放在壹個頁面去，可以便於查找數據庫（如 圖 10）。
圖 10. 設置 workspace 頁面
圖 10. 設置 workspace 頁面
方法二：當 workspace 裏有很多數據庫的時候，可以通過在 OpenList 裏輸入您要查找的數據庫的關鍵字，這樣就會在 OpenList 裏把所有含有這個關鍵字的數據庫都列出來（如 圖 11）。
圖 11. 在 OpenList 裏查找數據庫
圖 11. 在 OpenList 裏查找數據庫
方法三：在 workspace 頁面上通過 Ctrl+F 來搜索關鍵字也可以查找數據庫，Ctrl+F 不局限於 workspace 的當前頁，而是會遍歷 workspace 上的所有數據庫名。
創建私有試圖
有時候壹個數據庫裏現有的視圖滿足不了您的需求。您可以在 Create 菜單裏，通過創建私有視圖來定制您想要的視圖。比較簡單的做法是基於現有的壹個視圖拷貝它的設計，點擊"Save and Customize"（圖 12）。然後在 Design 界面上根據自己的需要定義選擇條件，增加列或者調整列。這種簡單的私有視圖的設計，不需要熟悉 Lotus 腳本語言就能夠很方便的制作。對於高級用戶，還可以通過公式以及 Lotus 腳本語言來創建所需視圖。
圖 12. 創建私有試圖
圖 12. 創建私有試圖
Replication
當我們在家辦公的時候，經常會覺得打開壹個數據庫或文檔的速度非常慢。對於這種情況，我們可以把常用的數據庫通過 Replication 復制到本地，打開 File - Replication - New Replicate，得到 圖 13 的對話框。這樣在網絡不好或者斷網的情況下，我們可以先在本地的數據庫裏工作，等到連上網了再把本地的數據復制到服務器上。在做 replication 的時候還可以有很多設置，比如可以選擇單向復制，只復制某壹些視圖或文檔以減小空間，點擊對話框的“More Settings”就進入到了配置頁面（如 圖 14）。
圖 13. 創建壹個 Replication
圖 13. 創建壹個 Replication
圖 14. Replication 設置
圖 14. Replication 設置
Homepage
設置好 Homepage 也可以給工作帶來方便。Notes 默認的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等幾個啟動鍵。如 圖 15 所示。點擊“Click here for Home Page options”旁邊的這個箭頭就可以看到壹個下拉單，在這個下拉單裏提供了多種 Homepage 的樣式。在這裏比較常用的壹種是"My work"（如 圖 16）。您可以把您經常用到的數據庫都設置在 My work Homepage 上，比如郵箱、日歷、Teamroom、甚至網頁，等等。點擊 My work Homepage 右上角的“Edit this page（圖 17）”，就會出現對話框“Page Options”，在這裏您就可以在“My Work”這個模版下設計您想要的 Homepage。圖 18 就是設置好的壹種 My work Homepage ，這樣您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。當然您也可以不依賴於已存的這些模版，建立壹個新的 Home Page 完全根據您自己的想法來設計 Home Page。
圖 15. Notes 默認的 Homepage
圖 15. Notes 默認的 Homepage
圖 16. 選擇 Homepage（查看大圖）
圖 16. 選擇 Homepage
圖 17. 設置 Homepage（查看大圖）
圖 17. 設置 Homepage
圖 18. My work Homepage（查看大圖）
圖 18. My work Homepage
***享 Domino 服務器的連接信息
打開 Contacts 數據庫，選擇 Advanced-Connections， 通過 File Import/Export 就可以***享 Domino 服務器的連接信息。對於新來的員工，老員工往往會把他的連接信息導出到壹個文件，新員工只要 Import 這個文件就可以得到相關的服務器的連接信息。如果您有多臺電腦，也可以通過這個方法來復制連接信息。
圖 19. 導入導出連接（查看大圖）
圖 19. 導入導出連接
用 Ctrl 來切換視圖
當您選中壹篇文檔，按住 ctrl 鍵，再切換視圖 ( 比如從 By Author 切換到 By Category)，切換後的視圖焦點還會在您選中的文檔上。比較 圖 20 和 圖 21，可以看到切換前後，視圖焦點壹直在“test3”這篇文檔上。
圖 20. 用 Ctrl 來切換視圖——切換前的視圖（查看大圖）
圖 20. 用 Ctrl 來切換視圖——切換前的視圖
圖 21. 用 Ctrl 來切換視圖——切換後的視圖（查看大圖）
圖 21. 用 Ctrl 來切換視圖——切換後的視圖
數據庫壓縮
很多人可能有這個苦惱，明明已經將自己的郵件數據庫清除幹凈了，系統還是提示沒有足夠的空間。這是由於 lotus 數據庫是典型的文檔型數據庫，長期使用後會占用較大硬盤空間，為此我們需要經常對數據庫進行壓縮。常用的壓縮方法是用鼠標點擊 File-Application-Properties（圖 22），點擊對話框中的第二個屬性按鈕，並單擊"Compact"按鈕就可以完成。大家可以看壹下自己的數據庫屬性，如果使用率低於 70% 就可以壓縮了。這裏的“%used”的意思是在您現有數據庫空間有多少被利用，而不是全部空間您利用了多少，所以這裏的百分比是越高越好，不是越低越好。
圖 22. 數據庫壓縮（查看大圖）
圖 22. 數據庫壓縮
利用 Notes 的托拽功能
Notes 壹直支持文檔和數據庫鏈接的托拽，從 85 開始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的將 sametime 聯系人托動到收件人列表中，也可以把收發件人通過托拽加入 sametime 聯系人列表中（圖 23）。
圖 23. 托拽 samtime 聯系人作為收件人（查看大圖）
圖 23. 托拽 samtime 聯系人作為收件人
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巧用 Preferences 設置
打開 File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在這裏設置。
設置 Basic Notes Client Configuration
1）設置 Auto Save
在 Basic Notes Clientconfiguration 頁面上，勾上 AutoSave 這壹項。Notes 就會每隔壹定時間自動保存文檔，這樣就可以避免在編輯文檔時候 Notes 意外退出，而丟失未保存的數據。
圖 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave
圖 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave
2) 給選定的郵件設上標記
勾上"Show check marks in margin for selected documents"，如 圖 24 所示。這樣用空格選定的郵件，就會標記上“√”，可以非常方便的選擇多個郵件。如 圖 25。
圖 25. 標記郵件
圖 25. 標記郵件
設置 Windows and Themes
1 ) 使用 Group documents 模式
如果打開的文檔和數據庫太多，可以選擇用 Group documents 模式將同壹個數據庫的文檔歸為壹個 tab（如 圖 26）。
圖 26. Windows and Themes（查看大圖）
圖 26. Windows and Themes
2）繼承操作系統的主題
如果您希望 Notes 也能擁有操作系統裏個性的外表，可以改變 Theme 壹項，設置成 Operation System Theme。這樣就可以根據個人喜愛給 Notes 換上華麗的外表，可以是綠色，藍色，粉色，.. 這個功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的壹個功能，在這裏建議大家給操作系統和 Notes 換上綠色的皮膚，有助於緩解視疲勞。圖 27 就是設置了“Group document”模式以及繼承操作系統外表後的 Notes。
圖 27 Windows and Themes（查看大圖）
圖 27 Windows and Themes
設置 Fonts and Colors
在 Fonts and Colors 壹頁裏，可以設置字體大小，比如把字體設得更大壹些，讓人看得更舒服壹點。也可以設置未讀郵件的字體和顏色。默認的設置當中，未讀郵件是以加粗的黑體顏色來顯示，如果有人覺得這樣看著不顯著，在這裏可以把未讀郵件設成紅色以引起註意。這兩個功能也是 Notes 85 的新功能。
圖 28. Fonts and Colors
圖 28. Fonts and Colors
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巧用 Notes 快捷鍵
Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷鍵，在這裏著重列舉壹些。
Ctrl+Arrow
在壹個表格中選中壹行或者多行，按住 Ctrl 鍵，再按 Arrow 的向上或者向下鍵就可以方便的移動表格中行的順序。
Tab
如果您想在壹個數據庫視圖中快速的瀏覽未讀的文檔，只需按 Tab 鍵就可以跳到下壹個未讀文檔上。
Alt+Enter
Alt+Enter 用來調用數據庫 / 文檔 / 文本等的屬性。
Insert
Insert 鍵用來改變文檔的未讀 / 已讀狀態。
F2
F2 和 Shift+F2 是分別用來增大和減小字體。
F8
F8 和 Shift+F8 分別用來增進和縮減段落。
F9
F9 不僅可以用來刷新視圖，在最新的 Notes 裏還可以用 F9 來刷新文檔。
Ctrl+F8
當您的 Notes 打開很多窗口的時候，按 Ctrl+F8 可以方便的切換 Tab。
Ctrl+Shift+L
Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷鍵 (圖 29) 。
圖 29. 列舉快捷鍵（查看大圖）
圖 29. 列舉快捷鍵
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常見問題列表
為什麽我不能刪除表格中的行或列？
當表格中有合並的單元格時，刪除行或者列就會出錯，這個時候需要先拆分壹下單元格再做刪除操作。單擊鼠標右鍵，選擇 Split Cell。
在使用過程中，當 Notes 異常退出時，如何才能再次運行 Notes ？
殺死 Notes 相關的進程。
Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平臺上分別有如下主要進程：
Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe
Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo
MAC: Notes, notesmm
為什麽有些菜單我找不著？
檢查壹下 View-Advanced Menu 是否已經勾上。
圖 30. Advanced Menu（查看大圖）
圖 30. Advanced Menu
為什麽我給壹個郵件組回復郵件的時候會發不出去？
因為妳回復的這個郵件組是在服務器的 names.nsf 上，妳需要把這個郵件組的地址信息拷貝到本地的 names.nsf 上才能使用。
我要在另外壹個臺機器上重裝 Notes，哪些重要數據需要保存呢？
需要保存以下數據：
文件 目錄 用途
bookmark.nsf Notes\Data 保存 bookmark 和 Home Page 的數據
desktop8.ndk Notes\Data 保存 workspace 裏的所有數據
names.nsf Notes\Data 保存聯系人，網絡連接以及位置信息
notes.ini Notes\ 保存 Preference 的設置
user.dic Notes\Data 用戶自定義的字典
id Notes\Data 您的 id，有 id 才能使用 Notes
另外，如果您自己創建的數據庫包括備份郵件以及 replication 的數據庫也放在了 Notes\Data 下面，也要記得保存壹下。但是通常我們建議那些數據庫存不要存放在 C 盤。
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結束語
本文主要從郵件管理、文檔數據庫管理、Preference 設置以及快捷鍵使用這幾個方面來介紹 Notes 中壹些常用的功能和小技巧，以幫助您提高工作效率。Notes 功能強大，本文涉及之處非常有限，希望有更多的人壹起來挖掘和分享 Notes 的使用技巧。