1、開頭
明確寫清楚發函的緣由，概括交代發函的目的、根據。
然後用過渡語"現將有關事項函復如下"等引起下文。
緣由部分先引敘來文的標題和發文字號，如"×年×月×日貴單位來函收悉"或"×字×號函悉"，然後寫"經研究決定函復如下"為過渡語。
2、主體
主體是復函的核心部分，要用簡潔得體的語言把要告訴對方的問題、意見講清楚，使對方接到函後能快速了解來函的意圖，準確作出反映，敘寫清楚。
答復事項要有針對性。
3、結尾
壹般用禮貌性的語言向對方作出答復，如給予支持、幫助或合作，或提出希望和要求等。
4、結束語
壹般為"此復"、"特此函復"等慣用語。
5、落款
由發文機關和成文日期組成。發文機關寫全稱或規範化簡稱。成文日期要用漢字寫明年、月、日,加蓋公章。
函件應註意的問題
1、函的寫作，首先要註意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要註意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至於復函，則要註意行文的針對性，答復的明確性。
2、其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文壹樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。