建立單位內部的溝通平臺,使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。
2、建立信息發布的平臺。
在單位內部建立壹個有效的信息發布和交流的場所,例如公告、論壇、電子刊物,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解企業的發展動態。
3、實現工作流程的自動化。
變革了單位傳統紙質公文辦公模式,企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式,提高辦公效率,實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段,發揮信息***享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節。
4、實現文檔管理的自動化。
可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、***享和使用,並有壹個方便的查找手段。
5、輔助辦公。
它牽涉的內容比較多,像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公的自動化。
6、實現分布式辦公。
變革了傳統的集中辦公室的辦公方式,擴大了辦公區域,可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公,大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。
7、建立信息集成平臺。
現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業壹些經營管理業務數據,對企業的經營運作起著關鍵性作用,但它們都是相對獨立的、靜態的,OA辦公系統具備數據接口功能,能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中,使企業員工能有效獲取處理信息,提高企業整體反應速度。
8、節省企業的辦公費用支出。
將傳統的紙張填寫過程電子化,尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用,真正實現無紙化辦公,是企業實現管理現代化的標誌。
9、搭建知識管理平臺。
系統性利用企業積累的信息資源、專家技能,改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。
10、增強領導監控能力
強化領導的監控管理,增強管理層對組織的控制力,及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。以上就是協同辦公軟件對企業的重要性。