投標文件中。都有具體的說法。在招標文件的前附表中壹般都會有明確的說明，或者在招標文件合同部分之前有個投標文件提交的部分。這兩處中起碼有壹處會提起具體要求。現在壹般會要求左側裝訂。還有用黑色或白色熱熔條裝訂（分幾孔）等等。左側裝訂時候也分有釘裝訂和無釘膠裝。
標書裏壹般要求牛皮紙包裝，就是把標書按招投標文件要求正副分包或者合包，用牛皮紙包裝後粘貼封條。新版招標文件蓋公章。舊版招標文件裏層蓋公章法人章外層蓋密封章。
企業具體情況妳得清楚比如:性質,人員,組織結構,銷售,財務,認證,生產設備,檢測設備,銷售業績等等.當然這些在以前的標書有現成的,妳可以拷貝,單獨有要求的地方妳得修改產品技術多少也要懂,不知道妳那標書室分工如何,如果沒有技術人員,妳要轉給技術部門協助制作.再就是打印,裝訂等基本工作,給妳個投標文件範本目錄,這個是屬於比較復雜的,參考:技術卷A1技術規格書的響應2A2具體技術方案(主方案)4A3投標貨物總表46A3-1投標貨物壹覽表46A3-2備品備件壹覽表47A3-3專用工具壹覽表48A4生產條件及生產能力49A4-1生產條件及擬投入的主要機械設備49A5主要元器件/原材料清單及其試驗或檢驗報告以及重要部件供應商資料52A5-1原材料檢驗報告53A5-2原材料供應商資料62A6投標貨物的型式試驗檢驗報告以及鑒定證書66A6-1110kV電力電纜設備型式試驗報告66A6-2110KV電纜產品鑒定證書76A6-3電纜附件鑒定證書86A6-4電纜附件試驗報告99A7投標貨物安裝使用維護及檢修說明108A8產品技術轉讓協議及相關證明文件112A9質量保證113A9-1質量保證程序文件113A9-2企業ISO9000系列證書復印件119A10項目主要參加人員124A11其它127A11-1專利技術127A11-2新型實用技術128
商務卷B1投標書2B2投標保證金3B3投標人資格證明文件4B3-1:法定代表人授權書4B3-2:企業營業執照副本影(復)印件6B3-3:企業ISO9000系列質量體系和或其他認證證書影(復)印鑒7B4投標人情況12B4-1:投標人概況12B4-2:投標人組織機構框圖14B5銀行資信,財務狀況和納稅情況15B5-1:銀行資信證書15B5-2:財務狀況17B5-3:納稅情況33B6投標人訴訟史35B7供貨業績36B7-1:已完成項目表36B7-2:在建項目表71B8履約保函格式72B9預付款保函格式73B10退還投標保證金的承諾書74B11其他75B11-1:項目管理與服務計劃75項目管理承諾書75項目管理人員結構圖84項目主要參加人員85B11-2:售後服務承諾88B11-3:企業簡介91B11-4:稅務登記證,組織機構代碼證93B11-5:產品生產許可證,國家經貿委文件95B11-6:全國守合同重信用證書,全國產品質量免檢證書,中國名牌產品證書100B12本次投標電纜附件產品次方案-德國KP附件資料103B12-1第三方供貨的生產商對投標人簽署的本項目授權書103、價格卷壹,主方案-青島漢纜集團電纜及附件2C1開標壹覽表2C2分項報價表3C2-1主要零部件原材料報價表4C2-2備品備件報價表5C3專用工具報價表7C4服務報價8C5質保期後年維保報價9
壹,
標書和方案表書與方案的不同
1.
標書屬於壹種特殊的正式的方案,從種類的要求來講,也應該符合方案的壹般的要
求,因此,上壹章節提示的內容都應該滿足和註意,二者還有以下的不同之處.l目的不同:_標書:贏得認可,中標._方案:可完成客戶的需求.l對象不同:_標書:評標人:專家(對項目背景情況不是很了解)目前的IT評標過程壹般為5個左右的專家花半天到壹天的時間對投標文件進行專家評判,有的評標允許甲方參加評分,有的不允許甲方參加和評分,有的甚至不允許甲方參加,即使參加也不能發表傾向性意見.在這種情況下,沒有很充分的溝通環境,壹切之前的技術準備都濃縮在投標文件中了,且對象是具備評標經驗但對情況未必了解的專家._方案:客戶(對項目背景非常了解)l條件不同:_標書:只有壹次機會.標書是用戶需求基本明確後選擇服務商的最後機會,因此,用戶的著眼點不僅在於方案的優異,更在意隨中標,因此壹般不會給修正的機會.
_方案:壹般可多次修正.方案的交互過程其實是壹個用戶明確需求的過程,需求還有待進壹步斟酌的時候,壹般用戶會要求再次挑腳方案.l評定的標準不同:_標書:靠評標人的專家經驗;觀,讀感綜合判定.由於標書的評審是專業的評審專家或者各方人事,因此評審標準更多的是公正和沒有異議,表書的正式,專業,清晰,符合要求是非常重要的.另外,標書的評分會嚴格按照預先設定的評分標準進行,專家的權利有限._方案:客戶根據實際情況加以分析判定.方案主要是甲方根據需求進行判斷,這個時候的標準就比較模糊,有時候壹個非常粗糙的方案,如果有過人的亮點,也會吸引用戶進行重新考慮.投標書的基本要求:
2.
l幫助與妳的標書讀者溝通.從這個角度上來講,標書是壹篇針對用戶需求的論文,邏輯結構和語言壹定要清晰,可讀.考慮到評標專家壹般都具有較好的學術經驗,其中很多還是教授,博導,投標的語言要針對讀者的閱讀習慣為好.l表現妳整理過後的思路和想法.如果對整個方案的思路不清晰,是不能寫好壹個標書的.在投標之前壹定要理清楚整體思路及各部分的關系,必要的頭腦風暴和預評審也是需要的,以便更加清晰地表示.對於沒有結論或者困惑爭議的地方,不要指望能夠糊弄過去,如實地分析甚至放在重要的地方重點把可能的困難和解決方案以及選擇的過程描述出來,往往會增加勝算.l對招標書作出反應.要非常註意投標需求書的細節要求,壹般甲方不會隨便寫出某種要求的,出現這種情況壹般是甲方非常需要或者有競爭對手說服甲方提出這種需求.對於特別的,違反常規的要求尤其要註意,在標書中壹定要有回應.回應的時候不要直接反駁,應該用比較委婉態度和明確的結論給出建議和意見,結論.l對客戶需求第2/6頁
做出反應.有很多客戶的需求並沒有體現在標書文件中,這個時候如果說明非常詳細和具有針對性,對於評標專家是非常具有說服力的.二,商務投標書的主要內容:
投標書分為商務部分和技術部分,有些投標要求分為商務標書和技術標書.
1.
商務投標書的組成
l投標的主體內容(按邀標書格式).需要提醒的是,評標專家在現場進行評標,需要閱讀大量的文字,這個時候壹定要嚴格按照邀標書的格式進行,必要的時候要專門以不同紙張或者標簽的形式進行部分區分,以便於專家在不同服務商之間進行對比.l投標報價及產品清單.如果邀標書給定了投標報價單,按照標準報價單進行填寫,如果沒有,需要仔細進行設計.壹個好的報價單有助於專家進行對比和篩選,也有利於服務商進行價格談判.比如,比較細致合理的報價就不容易被價格談判的時候大幅度降價.另外,如果報價單比較復雜和篇幅長,需要對各部分報價進行小結,需要有壹個明晰的各部分報價總計.報價單要註意核算,不要計算錯誤和重復,缺項,尤其是用exle進行自動計算的時候,壹定要用另外的辦法驗算.l資質證明.仔細註意邀標書要求的資質證明,另外,可能的競爭對手可能提供的用戶報告,資質,案例等要仔細對待;盡可能提供高於邀標文件的資質;對於聯合投標,需要提供雙方或者多方的資質,對於要求具有"本地服務隊伍"要求的,需要提供證據文件;對於設計的產品,要提供必要的證書和文件;對於使用關聯公司(例如集團公司)的資質,要特別註意法律壹致性的要求.l項目團隊介紹.項目團隊的介紹要實事求是,不壹定非要公司高管介入項目過程;對於團隊中人員資歷的介紹,要註意角色分工,年齡搭配和資質要求;要突出團隊成員類似項目的成功經驗.l公司簡介.公司簡介要針對性地進行縮寫或者改寫,將與項目密切相關的內容突出出來.l公司售後服務體系及培訓體系簡介.壹般這壹條比較容易和技術表述中的相應部分混淆,要非常註意放在哪個部分,如果商務部分和技術部分都需要,側重點各是什麽;往往評分標準中都有這壹條,因此,應該仔細描述自己公司的項目管理,售後服務和培訓體系,要符合用戶的標書要求,還要符合主流的國際,國內標準.l設備簡介.設備簡介要將設備的案例,使用情況,證書等進行提交.l行業典型(成功)應用案例.成功案例中要特別註意將類似的項目經驗放在比較前面的位置.l壹切對本次投標有利的資料.有些單位會提交獲獎證書,專利,知識產權證書,橫向和縱向課題承擔證明等與項目關聯的證明信息.
2.
技術投標書的組成
l標書摘要說明.摘要說明不僅僅是各個部分的概括,更應該是投標第3/6頁
方體現自己思想的首頁闡述,應該花很大的精力去重視的,也是爭取專家非常重要的地方.l背景介紹.項目背景要從行業,用戶基本情況等方面論述和解釋項目的必要性及考慮,這是體現標書針對性非常重要的地方.l主要設計標書.項目的設計是標書的主要部分,考慮到專家未必對所牽涉的標書的技術非常清楚,這壹部分的邏輯關系非常重要,應該從技術方向,產品方向,產品選型,性能價格比較等多方面進行邏輯論述,站在中立的立場上為甲方選擇適合的解決方案的"示意"非常重要.l項目實施計劃.項目實施計劃要可行,符合要求.這也是經常的打分點,實施計劃盡量使用專業工具(比如project),項目管理的體系架構要非常清晰,比如ISO9000,CMM等,標書要求的資質要和項目實施的技術體系相吻合,比如資質特別要求CMM,項目管理的計劃就應該根據CMM來進行計劃.l風險控制和質量控制計劃.風險控制措施要實在,質量體系要清晰和符合邀標書要求.l售後服務計劃.售後服務計劃往往是評分點,應該盡可滿足邀標要求;對於重要的服務承諾和期限,應該以黑體或者表格的形式突出出來.l產品介紹.產品介紹應該放在不突出的地方,比如附錄;產品的重要性能可以提前或者突出;必要的時候,可以將廠家的產品說明彩頁裁減放進標書裝訂.三,如何設計壹個漂亮的標書整體上的壹般要求
1.
l全局觀-標書各個部分自成體系又相互依托.l技術可行,敘述簡潔明了.l產品清單正確.l目錄結構清晰—(代表思路清晰).
l整篇文字敘述條理分明,風格統壹.l既迎合讀者心理習慣又有創新性.例如,如果壹個綜合的解決方案標書需要很多部分,我們就可以再畫壹章各個部分的邏輯關系圖並進行簡要論述,便於專家評審.下圖就是壹個具有6個部分的標書的邏輯結構圖.
2.
摘要說明
摘要說明是壹個標書的整體說明,不僅僅要反映各個部分的簡要內容,更要反映投標方的整體思路和思想,有時候叫做總經理摘要或者特別闡述,它包含以下內容:l_標書目標:l_戰略建議:l_註意事項:l_標書優點:l_其他需要吸引讀者眼球的東西3.目錄結構
目錄不僅僅是自動生成就可以了,更重要的是要反映整體的邏輯結構,評標專家也往往通過目錄來得到標書的第壹印象.壹個好的目錄應該反映縝密的思維和清晰的內容,專家還從中得到重要的特色和投標方的主要知識技能基本信息.因此,投標方如果整合多個廠家的方案,在目錄上要重新進行融合和調整.例子:調整前
調整後:
4.
標書編寫禁忌:
l標書中出現其他項目或其他客戶名稱.很多標書采用其它案例的資料,忘記了改正用戶,這在評標現場非常第4/6頁
容易被排斥和認為不認真,因此需要專人進行檢查.l拓撲設計錯誤.拓撲圖和邏輯圖是專家評審重點關註的地方,千萬不要出現結構性錯誤,更不要出現名稱上的錯誤(例如很多投標方將邏輯圖寫成拓撲圖).圖的標誌要清晰,最好制圖,審定人要明確標記.l標書敘述前後矛盾.很多標書由不同的人完成,出現前後敘述不壹致壹定要改正.最好安排有人在投標之前閱讀統稿,安排專門的評審會議.l目錄結構混亂,無邏輯,各自為政.l套話,廢話太多,語言_嗦,言之無物.這種情況很容易出現在摘抄網絡上的信息的時候,應予以註意.l遣詞造句,用語不當.錯別字是小事,但很容易引起專家反感,尤其在摘要,重要場所和多次出現的時候.四,標書設計舉例
案例1:某網絡集成項目下面是壹個網絡集成項目的標書舉例,這樣壹個標書就比直接將產品堆砌上來強得多.當然,如果項目再大壹些,復雜壹些,還可以再優化.網絡規劃:
1.
網絡規劃的思想方法_從網絡核心入手,發散到網絡邊緣;_從網絡接入入手,集中到網絡核心;_思想方法多樣化.網絡規劃的目的
_對網絡建設具有先期的指導性;_使用戶對所建設的網絡有壹個全面的了解;_對以後的網絡實施和驗收提供依據.2.網絡設計思路:
用戶需求分析;網絡流量分析;網絡分類設計;網絡分層設計;網絡設備選擇;網絡地址規劃.1)a)需求分析:需求分析的目的
_為網絡規劃提供依據_使方案設計個性化,更有競爭力b)基本需求:
用戶投資和網絡規模了解業務類型和分布分析目前技術與用戶需求的異同現有網絡分析,保護用戶投資c)需求來源
_決策者的建設思路_用戶提供的歷史資料和行業資料_用戶技術人員的細節描述_普通用戶對網絡的要求d)收集方法
_會談紀要法_關鍵人物接觸_用戶訪談e)重點需要了解的:
l商業需求,資金投入,網絡規模
l現有網絡的狀況l網絡覆蓋的物理區域,信息點的數量及分布l業務分類,分布及對網絡功能的需求l網絡帶寬和業務量的需求l網絡可靠性的需求l網絡安全性的需求l網絡管理方面的需求f)需求分析小結:
l_技術不是問題,主要看投資和服務l_用戶投資保護_高性價比—使用戶的投資收取最好的效果_兼容性—保護用戶對網絡的原始投資_擴展性—保證未來5-8年可用不過時l_服務_向用戶提供優良的服務可能比只提供優良的網絡更有意義l重點投資要放到重點的位置上2)網絡流量分析:
3)
標書結構:
案例二:安全集成項目標書思路:下面的案例,主要要說明壹個標書的標準符合程度和整體的思路.信息安全解決方案可以參照很多第5/6頁
標準,但最重要的是要符合用戶的行業和上級的標準,在整個體系框架中要表示出來.例如,我們可以從涉密和非涉密來進行標書的框架設計:根據涉密信息系統設計指南,涉密系統標書思路如下:根據IATF,非涉密信息系統集成思路如下:五,投標書制作的幾個階段準備階段
1.
l_仔細閱讀邀標書(招標文件)l_按照招標文件制作標書,內容可以增加,不能減少l_制定標書編寫日程安排表,嚴格遵守,註意預留標書審查修改時間.絕大多數公司容易犯的壹個錯誤就是不樣兒遵守項目的日程,總是加班到最後壹個晚上,這樣反而容易出錯誤;另外,更多的單位還在最後壹天晚上由銷售收集用戶或者競爭者的信息倉促調整犯下致命錯誤;這樣的錯誤還容易出現投標遲到現象.最好的方式是預定好時間和標書調整策略,嚴格按照策略執行,這個時候,召開項目啟動會達成***識非常重要.標書制作階段
2.
l_在投標書中,最重要的是價格,服務和壹切可以吸引用戶眼球的內容(即使邀標書上沒有要求的內容).l_投標書中最大的忌諱是出現諸如錯字,錯頁,漏印,價格不統壹,價格大寫錯誤,太過時的內容及出現與項目不相幹的內容(如A項目的投標書的頁眉還是B項目的名稱)3.收尾階段:
l如何印刷標書
_關鍵圖表的印刷.壹個好的圖表,非常容易超越競爭對手和吸引專家進行探討或者註意,有必要可以制作壹個非常大的圖夾在標書中間._報價單的打印(如何便於查閱).
l如何裝訂標書
_封面的設計.標書的封面要顯示專業和高貴,不要花哨,必要的公司,理念和標示可以恰當地放置._使用標簽頁.有時候標書很厚,應該在側邊增加標簽符號,最好打印簡要說明便於查閱;還可以附加使用不同顏色的紙張區分不同的章節和部分._整體的觀感.標書裝訂要體現公司的價值,很多公司舍得聘請員工卻不舍得花錢設計和裝訂標書,在經濟上非常不合算.l_標書封裝(或遵照邀標書要求)_采用投標專用袋;_投標專用袋上標明投標編號,包號,投標設備名稱及投標單位名稱;_投標專用袋封口處註明:"xxxx年x月x日yy:zz分前不得啟;_封字樣"或使用帶有上述字樣的小紙條封住袋口,加蓋公章.l_投標書的正本或副本_按照邀標書要求準備相應的正本及副本的數量(正本壹份副本多份);_投標書的封面必須標明正本或副本;_正本必須采用原章(非復印件);_正本每頁必須有投標授權人的簽字(全名或姓氏);_副本的封面必須是公司(平臺)原章.