1、開頭
明確寫清楚發函的緣由，概括交代發函的目的、根據。
然後用過渡語"現將有關事項函復如下"等引起下文。
緣由部分先引敘來文的標題和發文字號，如"×年×月×日貴單位來函收悉"或"×字×號函悉"，然後寫"經研究決定函復如下"為過渡語。
2、主體
主體是復函的核心部分，要用簡潔得體的語言把要告訴對方的問題、意見講清楚，使對方接到函後能快速了解來函的意圖，準確作出反映，敘寫清楚。
答復事項要有針對性。
3、結尾
壹般用禮貌性的語言向對方作出答復，如給予支持、幫助或合作，或提出希望和要求等。
4、結束語
壹般為"此復"、"特此函復"等慣用語。
5、落款
由發文機關和成文日期組成。 發文機關寫全稱或規範化簡稱。成文日期要用漢字寫明年、月、日,加蓋公章。
範文：
（發文單位名稱 ） 關於 （發文事由） 的復函（文種）
×××:
（單位） 關於 （來函的標題） 的來函收悉。 （有關工作） 計劃，經（單位）上報已下發到 （有關單位貨部門） 。關於 （具體計劃或工作問題），要求應按照 （工作執行標準）的計劃形式，要 （向有關部門） 說明。
因此，關於 （發文的事由）問題，應以 （工作計劃或標準） 計劃為準
×××（公章）
×年×月×日
擴展資料回函和復函的區別如下：
1、內容上的的區別：
回函是發壹封信函給別人，隨後別人給的回復的信函；只有這壹種情況。
復函不僅同時有回函的含義，還包括某人發出壹封信後，隨後又補發了壹封信給對方。
2、運用場合的區別：
復函，適用於答復不相隸屬機關的業務問題或上級機關的辦公部門、業務職能部門答復下級機關的請示事項時使用。這種函的針對性強，對方請求解決什麽問題就回答什麽問題，同時要求有壹定的時效性。
而回函的運用場合相比較之下就顯得寬松多了，用在不那麽嚴肅的場合。可以用在親友等關系親密的情況下。